Skap en positiv bedriftskultur med et eksternt team

Seksjoner

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Siden Verdens helseorganisasjon (WHO) kunngjorde oppdagelsen av et ukjent virus i Hubei-provinsen i Kina, har ingenting vært det samme. Bedrifter har måttet tilpasse seg raskt, og mange jobber nå hjemmefra. Man kan nesten si at koronaviruset har vært startskuddet for verdens største eksperiment på arbeidsplassen.

Innledning

Telavox er eksperter på bedriftskommunikasjon med mål om å gjøre arbeidslivet morsommere og mer produktivt med de rette digitale verktøyene. I samarbeid med organisasjonsekspert Johanna Olsson fra byrået The Hows guider vi deg gjennom hvordan du kan skape de beste forutsetningene for at teamet ditt skal kunne samarbeide på avstand. Vi forteller deg hvilke digitale verktøy som gjør arbeidet enklere, og deler strategiske tips om hva du som gründer bør tenke på nå – og etter koronakrisen.

Kvinne med headset i et kontormiljø

Hvordan skape en positiv bedriftskultur med et eksternt team

Når vi jobber eksternt, forsterkes mange av de behovene vi har som mennesker i et arbeidsmiljø. Vi trenger trygghet, tilhørighet og å føle oss kompetente. Dette blir vanskeligere når vi jobber eksternt. Det er lettere å føle seg frakoblet de sosiale aspektene ved arbeidet når vi mangler naturlige sosiale møteplasser på jobben, for eksempel i lunsjen, kaffepausene eller når vi treffer hverandre før et møte. Vi føler oss også mindre trygge på hva som skjer i prosjekter og i selskapet generelt når vi ikke lenger har den samme oversikten og kan kommunisere som når vi møtes ansikt til ansikt.

Angst kan ta overhånd over viljen til å samarbeide

Samtidig kan måten vi jobber på også føles ny og fremmed. Vi kan begynne å stille spørsmål ved vår egen kompetanse, noe som blant annet kan føre til tap av motivasjon og depresjon. Vi føler et større behov for å hevde oss og bevise oss selv. Dette tar i sin tur over viljen til å samarbeide. Vi kan begynne å kontrollere hverandre for å gjenvinne en følelse av kontroll. Vi kan reagere på måter som kan virke veldig merkelige. Men det er faktisk helt naturlig og knyttet til grunnleggende menneskelige behov.

Viktigheten av å dekke grunnleggende behov

Når vi går gjennom en krise, kan vi bli flinkere til å bytte ut de tingene som hjelper oss med å oppfylle grunnleggende behov. Vi ser for eksempel stadig oftere at team gjør en innsats med digitale kaffepauser og AW-er for å øke følelsen av tilhørighet.

Webinar: Hvordan få fjernarbeid til å fungere?

7 tips til hvordan du holder et eksternt team samlet

Som arbeidsgiver er det viktig at du er tydelig på forventninger og skaper gode strukturer. De relasjonelle verktøyene, som tilbakemeldingsprosesser, relasjonsbyggende vaner og kontinuerlig arbeid med å bygge trygghet og åpenhet i teamet, er minst like viktige.

1. Skap eller utvikle virksomhetens verdier

Når et team jobber eksternt, er det vanskeligere for nye medarbeidere å forstå og komme inn i bedriftskulturen fordi dere knapt møtes fysisk. Derfor er det viktig at dere kommuniserer og dokumenterer hva slags verdier som skal gjennomsyre og veilede de ansatte i det daglige arbeidet. Det bør være en tydelig formulert bedriftskultur for alle i organisasjonen, både nye og gamle, fra dag én.

For at den positive bedriftskulturen skal fortsette å vokse, spesielt med et geografisk spredt team, må du hele tiden evaluere bedriftskulturen. Snakk mye om verdier med de ansatte. Hvilke verdier er viktigst for dem? Er det noen verdier som har endret seg over tid?

2. Fortell andre om kulturen din

Fra et employer brand-synspunkt er det genialt å offentliggjøre bedriftens verdier og hvordan dere tenker om dem. Det vil tiltrekke seg de rette talentene og gjøre det lettere for nyansatte å forstå og komme inn i kulturen – spesielt for dem som jobber eksternt.

Netflix er et velkjent eksempel på et selskap som åpent deler sin bedriftskultur. Netflix Culture: Freedom & Responsibility ble publisert av Reed Hastings, Netflix’ administrerende direktør og grunnlegger, i 2009 og har nesten 20 millioner visninger.

3. ønske nye medarbeidere velkommen foran hele teamet og selskapet

Når du er ny i en bedrift, får du som regel en omvisning og blir introdusert for kollegene dine. Det er ikke like enkelt hvis du jobber eksternt. Men det kan løses ganske enkelt. Hos Telavox bruker vi en intern chat der vi har opprettet ulike åpne chatterom. Det ene chatterommet heter «Ny i Telavox», der nyansatte kan opprette et innlegg og skrive noen linjer om seg selv. Da vet alle i selskapet at de har fått en ny kollega. Det er selvfølgelig også mulig å sende ut informasjonen via e-post.

Oppfordre nyansatte til å booke møter med teammedlemmer og kolleger i andre avdelinger som de kommer til å jobbe tett med. Disse medarbeiderne bidrar også til å spre bedriftskulturen, og det er en fin måte å bli kjent med hverandre på et mer personlig plan.

4. oppmuntre til et miljø preget av åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger

Skap tydelige, enkle og åpne kommunikasjonskanaler. Dette fremmer åpenhet og oppmuntrer de ansatte til å ta kontakt med hverandre. Hos Telavox bruker vi intern chat i stor utstrekning, og det har til og med nesten erstattet e-post. Chat senker terskelen for kommunikasjon mellom de ansatte, du får raskere svar og det reduserer spam på e-post. Som leder bør du oppmuntre til et miljø der alle i teamet ditt bidrar. Gjennom chat er det ikke bare de høylytte og utadvendte som står i sentrum, men alle føler seg komfortable med å uttrykke seg. Målet er å redusere byråkratiet og formalitetene så mye som mulig for å unngå at medarbeiderne blir brakt til taushet, noe som aldri er sunt eller fremmer kreativiteten.

Den interne chatten på Telavox er også et godt verktøy for onboarding av nyansatte. Chatten inneholder kontaktinformasjon til alle ansatte, hvilken avdeling de tilhører, hvilket land de jobber i og et bilde av personen. Hvis du er ny i jobben, gir dette deg en verdifull oversikt over menneskene i selskapet og hvordan det er organisert. Her forklarer en Telavox-ansatt hvordan han raskt kom inn i teamet ved hjelp av kommunikasjonsplattformen.

Tre Telavox-folk diskuterer i et møterom.

5. Sett forventninger til kommunikasjonsmetoder

Det er viktig å være tydelig på hvordan, når og til hva kommunikasjonskanalene skal brukes. Det kan være lurt å håndtere mer formell dokumentasjon via e-post, mens mer uformell kommunikasjon gjøres via Slack eller Skype.

En intern veiledning kan bidra til å redusere forvirringen rundt hva og hvor de ansatte skal publisere. Hvis teamet ditt bruker ulike kommunikasjonsverktøy for å samarbeide (for eksempel Microsoft Teams for fildeling eller Slack for chat), bør du informere alle teammedlemmene om dette med en gang.

6. Hold kommunikasjonen levende!

Kommunikasjon vil være avgjørende for om dere lykkes eller mislykkes med å holde sammen som et eksternt team. Sett derfor av tid til regelmessige ukentlige møter – prøv å ha minst to møter. Gå gjennom hva teamet jobber med, informer om eventuelle beslutninger som kan påvirke teamet, og oppmuntre til tilbakemeldinger og åpen dialog. Prøv i tillegg å holde møtene via videokonferanse. Da kan man kjenne igjen hverandre og se reaksjoner og ansiktsuttrykk. Kroppsspråk bidrar til mer effektiv kommunikasjon, ettersom folk observerer kroppsspråket ditt nesten like mye som de lytter til det du sier.

7. Vis tydelig når du jobber og når du har fri

Er du i et møte? Vabber du? Eller er dere på yoga? Det er ikke lett å holde oversikt over hverandre når man er et eksternt team. Det finnes ulike måter å gjøre rede for hvor man befinner seg på, for eksempel ved å ha en åpen kalender eller kommunisere via e-post. I Telavox-appen finnes det en «Profiler»-innstilling. Der kan du enkelt fortelle kolleger og kunder om du er på lunsj, syk osv. Du kan velge hvilket nummer som skal vises for omverdenen, og du kan angi hvilke anrop som skal mottas – direkteanrop eller anrop i kø.

Sammendrag: Hvordan bygge bedriftskultur når man jobber eksternt

  • Skap eller utvikle virksomhetens verdier.
  • Fortell andre om kulturen din.
  • Ønsk nye medarbeidere velkommen foran hele selskapet.
  • Oppmuntre til åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger.
  • Still forventninger til kommunikasjonsmetoder.
  • Kommuniser, kommuniser, kommuniser!

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Företagstelefoni

Växel och plattform

Resurser

Bedriftstelefoni

Mobilt bedriftsnett

Ressurser