«At AI-bookingen går rett inn i Caspeco gjør at alt bare flyter, og vi har full kontroll uten å måtte sitte og taste inn bookingene selv»
Ulf Nordvall
Restaurantsjef
Mando Steakhouse er en ikonisk restaurant i hjertet av Malmö, der det har blitt servert grillet biff i Skomakaregatan 4 siden 1966. Med sin kobberkledde innredning, spesialdesignede møbler og den berømte mandoplanken er Mando en selvsagt institusjon i byen – et sted der både turister og stamgjester kommer tilbake for en klassisk planke i et unikt miljø.
Telefonen ringte hele tiden
På Mando var telefonen lenge litt av en stressfaktor. Servitørene ville være ute i spisesalen, ta seg av gjestene og skape den gode stemningen – men samtidig ringte det uavbrutt med bordbookinger, spørsmål om åpningstider eller om hvor fullt det var i restauranten. Det var vanskelig å rekke over alt, og mange samtaler ble rett og slett ikke besvart.
«Man vil jo være til stede for gjestene som er her, men man hører jo telefonen ringe og vet at noen ikke får svar», sier Ulf Nordvall, restaurantsjef på Mando Steakhouse.
I tillegg tok administrasjonen mye tid: e-poster som skulle leses og besvares, bookinger som måtte bekreftes manuelt, og de samme typene spørsmål som dukket opp igjen og igjen.
Telavox AI-resepsjonist koblet til Caspeco
Da Mando hørte om Telavox AI-resepsjonist, var holdningen nysgjerrig avventende. Men allerede etter første gjennomgang føltes det som riktig løsning. I dag svarer AI-resepsjonisten på Mandos hovednummer, hjelper gjester med å booke bord, tar de vanligste spørsmålene og legger bookingene direkte inn i Caspecos bookingsystem.
For Ulf var koblingen til Caspeco helt sentral, etter mange år i systemet: Han ville ha alt samlet på ett sted og slippe å styre med flere ulike løsninger.
«At AI-bookingen går rett inn i Caspeco gjør at alt bare flyter, og vi har full kontroll uten å måtte sitte og taste inn bookingene selv», sier han.
Telefonen har stilnet – på riktig måte
Forskjellen i hverdagen merkes med en gang. Telefonen ringer gjennom stadig sjeldnere, noe som gjør at servitørene kan fokusere på gjestene i spisesalen, og de samtalene som faktisk slippes gjennom oppleves som viktigere å ta. Følelsen av å «stå med full restaurant og høre telefonen ringe uten å kunne svare» har i stor grad forsvunnet.
«Å slippe at det ringer hele tiden, det er kjempeherlig. Det gjør at vi får mer ro når vi jobber. Som i går hadde vi én samtale inn hele dagen, sammenlignet med at det ringer hele tiden», sier Ulf.
Tilgjengelig for gjestene, døgnet rundt
En ekstra bonus er at AI-resepsjonisten svarer også når ingen er på plass, for eksempel rundt midnatt når mange begynner å planlegge neste dags middag. I stedet for at samtalen havner i en telefonsvarer, kan gjestene booke direkte der og da.
«Jeg ser ofte at det tikker inn bookinger rundt tolv, ett om natten. Folk sitter hjemme, blir sultne og begynner å planlegge. Nå kan vi ta imot dem også da», sier Ulf. «Det er fantastisk å komme inn om morgenen og se at bookingene har rast inn i løpet av natten».
En vanlig bekymring når man innfører ny teknologi, er hvordan eldre gjester vil reagere. På Mando har de tvert imot sett at også 70–80-åringer gjerne bruker AI-resepsjonisten, nettopp fordi de fortsatt kan ringe til restauranten, akkurat slik de er vant til.
«Det morsomme er at AI-resepsjonisten tar alle bookinger, i hele aldersspennet, og at også den eldre generasjonen tør å booke. Det gjør det til et fantastisk verktøy å ha for en restaurant», sier Ulf.
Neste steg blir enda mer kontroll og finjustering
Fremover ser Mando frem til å følge statistikk, se hvilke spørsmål AI-en får, justere svar og legge til informasjon for å vite hva kundene spør etter. Målet er enkelt: at AI-en hele tiden skal bli smartere og mer treffsikker, slik at gjestene får enda bedre svar og personalet kan bruke enda mer tid på det de gjør best: å ta seg av alle som kommer inn døren.
«De få gangene samtalen blir satt over til meg, kan jeg få spørsmålet ‘Er du et ekte menneske?’ Det er litt morsomt – da vet vi at AI-resepsjonisten gjør en god jobb når de ikke hører forskjell», sier Ulf med et stort smil.
Les mer om vår AI-resepsjonist