En softphone er et program som lar deg bruke datamaskinen din som en telefon. En softphone på datamaskinen fungerer akkurat som en vanlig telefon – du kan ringe opp telefonnumre, foreta utgående anrop, motta anrop og ringe som vanlig (men direkte gjennom datamaskinen).
En softphone har de samme funksjonene som en vanlig telefon (som regel flere!) og forenkler både intern kommunikasjon og kundeservice. Det er en smart løsning for deg som jobber ved en datamaskin og snakker mye i telefon.
De fleste av dagens bedrifter har gått over fra fasttelefoni til IP-telefoni. Men mange bedrifter bruker fortsatt fysiske telefoner for samtaler fra kontoret. Det kan være vanskelig å bryte gamle vaner, men vanen med å svare på en gammel telefon i stedet for på datamaskinen er en vane som bør endres.
Det er flere fordeler med å gå bort fra utdaterte fysiske telefoner og i stedet velge en softphone. Med en softphone kan du dra nytte av funksjoner som drastisk forbedrer bedriftens kundeservice og kommunikasjon.
Hva er en softphone?
En softphone er en programvare, dvs. et program du installerer på datamaskinen eller nettbrettet ditt, som gjør at du kan bruke enheten din på samme måte som en hvilken som helst annen telefon.
Når du logger deg på softphonen din via Telavox, blir du møtt av et enkelt brukergrensesnitt der du kan se status for alle kollegene dine, slå telefonnumre, foreta og viderekoble anrop og besvare innkommende samtaler utenfra. Den eneste forskjellen er at samtalene går over Internett i stedet for det vanlige telefonnettet.
Hvordan bruker jeg en softphone?
Med en softphone bruker du datamaskinen til å gjøre alt du normalt ville gjort med smarttelefonen. En softphone brukes oftest i forbindelse med VoIP/IP-telefoni – en måte å ringe over Internett på.
For å ha en softphone trenger bedriften altså en VoIP-leverandør, en tjeneste som selv kan transportere samtalene over nettverket. Men alt softphone-brukeren trenger, er internett – og et headset!
Les mer: VoIP og SIP – hva er forskjellen?
Hva er fordelene med en softphone?
Det er mange fordeler med å bruke en softphone i virksomheten:
1. Det er billig
En softphone krever ikke mye kostbar maskinvare, slik et fast sentralbord gjør, eller at alle ansatte har sin egen smarttelefon. Fysiske telefoner er kostbare å kjøpe, installere og vedlikeholde. Det er rett og slett ingen grunn til å ha en fysisk telefon når du har IP-telefoni.
Softphones er basert på programvare og kjører på datamaskinen din. Dette betyr at de er mye kraftigere enn en fysisk telefon. Med en softphone får du kontinuerlige oppdateringer og en rekke funksjoner uten ekstra kostnader. Det er en enkel, kostnadseffektiv og pålitelig løsning.
2. Du organiserer kommunikasjonen din
Ved å bruke en softphone trenger forretningskontaktene dine bare å huske og ringe ett nummer. Dette gjør det enklere å nå deg uansett hvor du er, og reduserer kommunikasjonsbarrierene.
En softphone er like mye et verktøy for kundene dine som det er for deg. Kundene dine fortjener raske og pålitelige svar, og du fortjener en brukervennlig løsning. IP-telefoni sparer tid og øker kundetilfredsheten.
3. Det er raskt å komme i gang
Bare installer programvaren, logg inn og koble til hodesettet – så kan du begynne å bruke datamaskinen som telefon med en gang.
4. Det er enkelt å oppgradere
Ettersom en softphone er en programvare, er den enkel å oppdatere, slik at du alltid har den nyeste versjonen av telefonen på datamaskinen.
5. Det fungerer sømløst med andre systemer
Med en softphone kan du enkelt integrere sentralbordet med for eksempel et CRM-verktøy og raskt se informasjon om den som ringer.
6. Den kobler sammen medarbeiderne dine, uansett hvor de befinner seg
Softphones gjør det mye enklere for kolleger på farten å holde kontakten. De kan kommunisere med kolleger og kunder på samme telefonnummer som om de var på kontoret. Dette bidrar til sømløs kommunikasjon og en bedre kundeopplevelse.
En softphone har et vell av funksjoner samlet på ett sted. Du får en uovertruffen oversikt over kollegene dine, kan enkelt kontakte dem og finne ut når medarbeiderne dine er tilgjengelige (eller ikke). På den måten kan du veilede kundene dine og svare raskere på spørsmålene deres.
Med en softphone får du dette og mye mer uten å måtte slippe datamaskinen eller jage folk rundt på kontoret.
7. Softphone i Telavox har mange flotte funksjoner
Chat, SMS, konferansesamtaler, viderekobling, opptak av samtaler, kontaktlister og videosamtaler – dette er bare noen av de smarte funksjonene i Telavox.
Med et verktøy som de statistiske rapportene kan du planlegge bemanningen av sentralbordet. Med smart sentralbordbemanning får medarbeiderne en bedre arbeidssituasjon – de blir ikke stresset av å ha hundrevis av samtaler som venter. På denne måten kan du sørge for at kundene dine får raske og profesjonelle svar.
8. Det er miljøvennlig
Det er også miljømessige fordeler ved å velge softphones fremfor fysiske telefoner. Elektronisk avfall er et økende problem: giftige materialer, skader på atmosfæren og vannforurensning er bare noen av effektene. Over 150 millioner telefoner kastes hvert år, men bare 12,5 % av det elektroniske avfallet blir resirkulert.
Derfor er det ingen grunn til å bidra til forsøplingen av planeten vår ved å anskaffe unødvendige plastdingser. Datamaskinen din gjør jobben og gjør den bedre på alle måter. Derfor er softphones det smarte valget – for bedriften din og for planeten!
En softphone er en alt-i-ett-løsning for forretningskommunikasjon, enkelt og greit!