Hva er UCaaS – og hvordan fungerer det?

Seksjoner

Flytt telefonien din til oss i dag

Behold tallene dine, så hjelper vi deg med flyttingen og kommer i gang med en gang.

UCaaS, Unified Communications as a Service, er et samlebegrep for skybaserte løsninger som samler all virksomhetens kommunikasjon i ett og samme system. Med UCaaS får du en rekke fordeler, som en mer sammenhengende kundereise, lavere kostnader og bedre oversikt.

Hva er UCaaS (Unified Communications as a Service)?

Unified Communications (UC) betyr en sammenslåing av ulike typer kommunikasjonsverktøy. Alt kobles sammen for å kommunisere best mulig med kolleger og kunder via telefon, e-post, chat eller videosamtaler. Antallet kommunikasjonskanaler fortsetter å øke. Derfor er det blitt viktig å sørge for at alle kanalene samhandler. Unified Communications legger forholdene til rette for sømløs og effektiv kommunikasjon – både eksternt og internt.

Som på andre IT-områder går trenden innen Unified Communications i retning av SaaS (Software as a Service), det vil si abonnementsbaserte forretningsmodeller. Dette har gitt opphav til UCaaS (Unified Communications as a Service), som betyr at du abonnerer på en skybasert løsning for UC. Dermed unngår man de høye forhåndskostnadene som tidligere var forbundet med eldre versjoner av UC. Med UCaaS betaler du bare for det antallet brukere du faktisk trenger. Fordi UC-plattformene i dag ligger i skyen, er systemene billigere og enklere å administrere.

Hvorfor er UCaaS viktig for bedrifter i dag?

Interessen for UCaaS har vokst enormt de siste årene, og økte med 86 % etter pandemien. Store aktører som Microsoft Teams, Zoom og Cisco legger til tusenvis av nye brukere på plattformene sine hver uke.

Den viktigste UCaaS-funksjonen er nettopp at telefoni, mobil, PBX, chat og videosamtaler er samlet i ett og samme system. Noen UCaaS-leverandører tilbyr også kontaktsenterfunksjoner, som for eksempel viderekobling av samtaler og interaktiv stemmesvar (IVR).

UCaaS gir økt skalerbarhet og fleksibilitet, ettersom du raskt kan legge til og fjerne brukere uten å gjøre omfattende endringer i infrastrukturen. De ansattes hverdag forenkles ytterligere ved at du kan integrere UCaaS med CRM-systemet ditt eller andre favorittverktøy for ticketing eller analyse, som Power BI. Medarbeiderne kan jobbe mer effektivt og være mer til stede under samtalene, siden de bruker de samme verktøyene hele tiden.

Resultatet er en enhetlig kommunikasjonsløsning som optimaliserer telefonien, den eksterne kommunikasjonen med kundene og forbedrer samarbeidet mellom team og medarbeidere.

8 viktige fordeler med UCaaS

  1. Enkel administrasjon og brukervennlig grensesnitt
  2. En sammenhengende kundereise
  3. Effektiv kommunikasjon og forbedret kundeopplevelse
  4. Reduserte kostnader og økt fleksibilitet
  5. En god oversikt over statistikken og færre ubesvarte anrop
  6. Muliggjør fjernarbeid og bedre intern kommunikasjon
  7. Færre sikkerhetsrisikoer
  8. Spar tid med selvadministrasjon

1. Enkel administrasjon og brukervennlig grensesnitt

Eldre UCaaS-løsninger var kompliserte å installere, oppdatere og administrere. De krevde dyre konsulenter for å gjøre endringer i innstillingene, og kapasiteten til det fysiske systemet begrenset muligheten til å skalere opp etter hvert som virksomheten vokste. Moderne og skybaserte UCaaS-løsninger er enkle og intuitive å både installere og administrere. De oppdateres også automatisk, slik at du alltid har tilgang til den aller nyeste versjonen av programvaren.

2. En sammenhengende kundereise

En sammenhengende og enhetlig kundereise bygger tillit, øker salget og gir kundetilfredshet. Med Unified Communications kan du sørge for at kommunikasjonen med kundene dine er sømløs og smidig – fra den første kontakten via nettside, telefon eller e-post, hele veien gjennom kjøpet og videre til kundestøtte. Ved for eksempel å koble telefoni og sentralbord sammen med CRM-systemer og kundesupport, gir du medarbeiderne dine optimale muligheter til å skape en positiv kundeopplevelse.

{{cta(‘218fd556-6e56-4d20-9720-1bd484c48962’)}}

3. Effektiv kommunikasjon og forbedret kundeopplevelse

Med Unified Communications legger du grunnlaget for effektiv kommunikasjon mellom agenter og mellom dem og kundene, og det er et must for økt produktivitet og vekst.

Hvis telefoni er koblet til CRM-systemet, får agentene dine umiddelbart beskjed når noen kontakter bedriften din. Agenten kan med en gang se detaljer om kunden som kontakter deg, for eksempel navn og firma, noe som betyr at agenten kan tilby en mer personlig service, for eksempel ved å svare på samtalen ved å hilse på vedkommende med navn. Dette bygger tillit og resulterer i en bedre kundeopplevelse.

4. lavere kostnader og økt fleksibilitet

UCaaS innebærer vanligvis en lisensbasert forretningsmodell, der du kun betaler for det faktiske antallet brukere. Hvis noen begynner eller slutter, kan du enkelt legge til nye brukere eller si opp abonnementer selv. På denne måten unngår du at gamle abonnementer «blir liggende» og koste deg penger, lenge etter at brukeren har flyttet til en ny arbeidsplass.

Du får også bedre oversikt, ettersom kostnadene for all virksomhetens kommunikasjon er samlet på én faktura.

Når folk kan jobbe hvor de vil, er det mindre behov for store kontorer. Dette reduserer selvsagt de faste kostnadene, men også kostnader til for eksempel trykking, ettersom rapporter ikke trenger å distribueres i 17 eksemplarer, men kan deles digitalt.

Fortsett å lese: Slik strukturerer du UCaaS-budsjettet ditt

5. Holde oversikt over statistikk og redusere ubesvarte anrop

Med Unified Communications får du et verdifullt helikopterbilde av kommunikasjonen i organisasjonen din. Du vet alltid nøyaktig hvordan det går med køen – i sanntid. Det betyr at du kan ta datadrevne beslutninger om alt fra kompetanseutvikling og planlegging til bemanning og timeplanlegging.

Det er enkelt å samle inn statistikk over all kommunikasjon om virksomheten din. Med statistikken kan du generere rapporter, integrere med Power BI for å få mer detaljert informasjon og overvåke servicenivå, gjennomsnittlig ventetid og ubesvarte anrop fra et dashbord. Du kan også se hvordan de ansatte bruker kommunikasjonsverktøyene sine, og sørge for at du får mest mulig ut av disse verktøyene.

6. Mulighet for fjernarbeid og bedre intern kommunikasjon

Fleksibel arbeidstid og fjernarbeid blir mer og mer vanlig. Ved å ha bedriftens kommunikasjon i en skybasert UCaaS-løsning kan alle jobbe hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet.

For å skape gode arbeidsforhold på avstand trenger du nyttige verktøy som gjør det naturlig for medarbeiderne dine å samarbeide. Med UCaaS bruker alle den samme plattformen og de samme verktøyene. Du slipper å ha flere ulike videosamtaleløsninger eller dokumenthåndteringssystemer, og med smarte profiler kan du alltid se hvilke ansatte som er aktive, ute til lunsj eller syke hjemme.

7. Færre sikkerhetsrisikoer

En digital arbeidsplass med en effektiv digital strategi reduserer også sikkerhetsrisikoen. Når du kan spore og måle bedre, kan du også oppdage tvilsom atferd, og dermed oppdage sikkerhetstrusler før de blir alvorlige. En annen fordel med digitale arbeidsplasser er at det skrives ut mindre materiale på papir. Det mange ikke er klar over, er at det ellers kan havne i feil hender, for eksempel gjennom noe så enkelt som bedriftens søppel.

8. Spar tid ved å gjøre mye selv

Administratorer kan bruke det samme grensesnittet til å administrere anropsflyter, statistikk, legge til eller fjerne brukere og mye mer. Du kan administrere de fleste oppgavene selv, slik at du ikke trenger å være like avhengig av støtte fra leverandøren. Alle brukere kan administrere sin egen tilgjengelighet og angi status, som for eksempel viser om de har gått til lunsj eller er syke hjemme.

Finn den rette UCaaS-leverandøren

Du vil sannsynligvis ikke ha problemer med å finne en leverandør, siden det finnes mange løsninger på markedet. Men du bør være kresen og finne den UCaaS-løsningen som passer best for din virksomhet. Nedenfor finner du noen tips du bør ta hensyn til når du skal velge mellom ulike leverandører.

Ta hensyn til dette når du velger UCaaS-leverandør:

  • List opp hvilken funksjonalitet dere trenger og hvilke krav dere har til for eksempel videokonferanse- og samarbeidsverktøy, og hva dere tror dere kommer til å trenge i fremtiden. Forsikre deg om at leverandøren du velger, kan levere det du trenger.
  • Hvis fjernarbeid er viktig, må du sørge for at løsningen har robust mobilfunksjonalitet, slik at de ansatte får samme opplevelse uansett hvor de jobber og hvilken enhet de bruker.
  • Se etter en UCaaS-leverandør som er opptatt av å beskytte systemet ditt og investerer i høy kryptering av kommunikasjonsdata.
  • Skalerbarhet er avgjørende for en god UCaaS-løsning. Prøv å finne en leverandør der du kan legge til eller fjerne verktøy etter hvert som du trenger det.

Sammendrag: Fordelene med Unified Communications

Unified Communications as a Service er veien å gå for bedrifter som ønsker en så ideell måte å kommunisere på som mulig. UCaaS-løsninger er i dag robuste, skybaserte, enkle å ta i bruk og billigere enn eldre UC-løsninger. Du vil se umiddelbare forbedringer i hvordan de ansatte kommuniserer med hverandre og hvordan kundene kommuniserer med deg. Med detaljert innsikt i hvordan kundesupportteamet presterer, får du også et utmerket grunnlag for å forbedre kundeservicen.

UCaaS byr på enorme muligheter for bransjer som bank og finans, detaljhandel, logistikk og helsevesen. Både e-handelsbedrifter og fysiske butikker vil se store fordeler ved å gå over til UCaaS.

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.