En telefonsentral er like nyttig for store, verdensomspennende organisasjoner som for enmannsbedrifter. For hvem som tar telefonen kan være avgjørende for virksomheten din. Det gir et seriøst bilde av bedriften og er en smart måte å både effektivisere driften og spare penger på.
Sentralbordet – fra desktop og klumpete til skybasert og brukervennlig
Et telefonsentralbord, også kjent som et abonnentbord, bedriftssentralbord eller PBX (Private Branch Exchange), er en organisasjons private kommunikasjonsnettverk som gjør det mulig for innringere å veksle mellom ulike menyalternativer og velge anknytninger. Med PBX kan de ansatte kommunisere med hverandre via sitt eget nettverk og motta samtaler utenfra via det offentlige telefonnettet (PSTN) på en ISDN-protokoll (Integrated Services Digital Network).
Tre typer telefonsentraler
Telefonsentraler kan deles inn i tre hovedkategorier: analoge, digitale og skybaserte. I dag er den skybaserte sentralen den klart mest populære, men det finnes fortsatt mange selskaper som bruker de andre variantene.
Uansett hvilken type sentralbord du velger, handler det om å styrke den interne og eksterne kommunikasjonen med kundene dine, for eksempel ved å koble innringere til riktig avdeling eller person eller sette opp en IVR for å kunngjøre åpningstidene dine. En telefonsentral eller et sentralbord håndterer og kobler samtaler, slik at du kan tilby flere telefonlinjer som er koblet til det offentlige fastnettet eller et VoIP-nettverk.
1. Den analoge, tradisjonelle telefonsentralen
De første telefonsentralene var en videreutvikling og en automatisert versjon av de manuelle sentralene, der alle viderekoblinger ble håndtert av en operatør. Sentralbordet samlet en rekke eksterne anknytninger til én intern linje, hvorfra de kunne viderekobles til de ansatte – uten at alle i bedriften trengte sin egen eksterne anknytning. Med et bedriftssentralbord kunne flere personer få tilgang til det begrensede antallet eksterne anknytninger, til en lavere kostnad. Det opprinnelige formålet med telefonsentralen var å få mest mulig ut av et begrenset antall eksterne anknytninger, til lavest mulig kostnad.
Det analoge sentralbordet krever at det installeres en fysisk server på stedet, og at alle tilkoblede telefoner har faste linjer. Dette er kompliserte installasjoner som innebærer en stor initialinvestering. Mange bedrifter bruker fortsatt eldre, defekte PBX-er fordi de var så dyre i innkjøp at de utsatte utskiftningen. De er også dyre å vedlikeholde, og det kreves spesialkompetanse for å administrere og gjøre endringer i sentralbordet. Hvis du har et eldre sentralbord, kan det være verdt å gå gjennom det, for det kan koste mer enn du tror. Fysiske sentraler er også sårbare, ettersom det er vanskeligere å skape redundans med et gammelt system.
Faste telefonsentraler er mindre vanlig i dag, ettersom alternativene er mer kostnadseffektive, har flere funksjoner og ikke krever samme fysiske plass. I tillegg går vi mer og mer over til skyen, og flere slutter helt å bruke fasttelefoni, noe som gjør at den faste telefonsentralen ikke er en like fremtidsrettet løsning som en skysentral.
2. det digitale hybridsentralen ved hjelp av SIP-trunks
Det tradisjonelle telefonnettet(PSTN) er basert på kobberledninger fra et lokalt telefonselskap til ulike bygninger og fungerer ved at telefoner kobles til det faste telefonnettet via stikkontakter. PSTN er stabilt, men har ikke endret seg mye opp gjennom årene. I takt med den økte digitaliseringen har det dukket opp en rekke nye teknologier. Nye kanaler har måttet integreres i sentralene, og internett har gjort nyere kommunikasjon mulig. De første som dukket opp, var VoIP-sentraler og hostede sentralsystemer, som tilbød større fleksibilitet og betydelig lavere kostnader enn de gamle variantene.
Et digitalt sentralbord eller såkalt hybridsentralbord er en kombinasjon av analog og digital VoIP-teknologi. Det bruker SIP-trunking-teknologi. Det betyr at du konverterer den faste telefonsentralen din til et skybasert system. Dette gir deg tilgang til flere funksjoner og reduserer telefonikostnadene dine. Du kan legge til flere telefonlinjer uten å måtte installere flere kabler (som du må gjøre med et fast sentralbord).
3. Den moderne skybaserte telefonsentralen
Det mest moderne og populære alternativet i dag er en nettsky PBX, også kalt virtuell PBX eller IP PBX. Med en skysentral kan du administrere alt på nettet i en nettleser, app eller softphone. Virksomheten din kan jobbe mer fleksibelt ettersom du får tilgang til alt i skyen i stedet for å måtte gå via en fysisk server. Dette betyr at du enkelt kan jobbe eksternt så lenge du har en internettforbindelse.
En nettsky-PBX er skalerbar, rask å komme i gang med og krever ikke noe internt vedlikehold, som er inkludert i den månedlige kostnaden du betaler. I tillegg kan du enkelt integrere skysentralen med CRM-systemet ditt og andre funksjoner. Finn ut mer om hva en nettsky-PBX er og fordelene med den.
Derfor trenger selv små bedrifter en telefonsentral
Hvis du driver en liten bedrift, tenker du kanskje at en telefonsentral er meningsløs. Det har tross alt fungert bra så langt med bare mobilnummeret. Men hvis du vil sikte høyere og gi virksomheten din et mer seriøst image, trenger du en telefonsentral.
Ikke bare sender du positive signaler til kundene dine og fremstår som et litt større selskap, men det blir også mye enklere å håndtere samtalene som kommer inn. Hvis du er opptatt, kan du bare spille inn en melding og spille den av, eller du kan sette samtalen over til en kollega. På denne måten sørger du alltid for at de som ønsker å få tak i deg, får hjelp.
Kundeopplevelsen blir bedre med en PBX, og du kan jobbe mer produktivt – selv når du er på forretningsreise. Alle moderne telefonsentraler er i dag skybaserte og bygget for å håndtere virksomheter som kun er mobile. Det er ikke bare en smidig, men også en kostnadseffektiv løsning. Finn ut mer om hvordan du velger riktig leverandør for din lille bedrift.
For å oppsummere
Så lenge telefoni har vært en integrert del av arbeidslivet, har den store mengden innkommende og utgående samtaler vært en utfordring for bedrifter. For en ubesvart samtale kan koste dyrt. Avhengig av hvilken bransje du jobber i, kan konsekvensene av en ubesvart samtale være mer eller mindre fatale. Men uansett om bedriften din mottar nødsamtaler eller selger biler, vil du ikke risikere å gå glipp av den viktige samtalen fordi linjen tilfeldigvis var opptatt.
Bedrifter i alle størrelser, fra enkeltmannsforetak til selskaper med tusenvis av brukere i ulike land, trenger en telefonsentral. Den beste løsningen er vanligvis å investere i en PBX-tjeneste som er en del av en større, komplett kommunikasjonsplattform med alle funksjonene virksomheten din trenger. Den samler telefoni, sentralbord, kontaktsenter, integrasjoner og videosamtaler – alt i én og samme app. En komplett løsning for kommunikasjon med kolleger og kunder, sømløst samlet i én plattform – og på én regning.