Telefoni og Teams – hvordan passer de sammen? Bruker du Microsoft Teams vet du at det finnes mange muligheter for kommunikasjon – fra chatter og videomøter til e-post og dokumenter. Men Teams er også en perfekt plattform for å administrere hele bedriftens telefoni. I dette innlegget skal vi fortelle deg mer om fordelene ved å integrere MS Teams med telefonien din .
En komplett plattform for kommunikasjon
Med Teams-telefoni vil du raskt oppdage fordelene ved å ha alt på ett sted – og likevel være like tilgjengelig som alltid. Du og dine nordiske kolleger kan bruke den samme plattformen til å kommunisere og samarbeide, helt uten problemer. Dere kan ringe gratis, chatte og koble opp samtaler mellom Sverige, Norge, Finland, Danmark eller Storbritannia like enkelt som om dere satt på hver sin side av rommet.
Når dere har telefonien i Teams, slipper dere også å administrere ulike systemer og grensesnitt, huske påloggingsdetaljer eller holde oversikt over hvilken kanal dere har snakket om hva i tidligere. Dette gjør dere mer effektive i møtene med hverandre og med kundene.
Ikke bare har du telefonnumre og e-postadresser til kollegene dine, men du kan også enkelt lagre kontaktinformasjon til kunder, partnere og leverandører på ett sted.
Teams handler om samarbeid – og noe av det beste med Teams er at du kan invitere kunder til møtene dine direkte i systemet. Du kan la dem delta i chatter og jobbe direkte på det samme dokumentet mens du snakker i telefonen. Effektiv kommunikasjon – alt på ett sted!
Full oversikt (og kontroll) over telefonien din
Et kompetent sentralbordsystem er sannsynligvis et av de beste verktøyene for å effektivisere kommunikasjonen – både internt og med kunder og samarbeidspartnere. Med hele telefonien i Teams er det enkelt å styre samtaleflyten gjennom det, og mulighetene er nesten uendelige.
Det kan du for eksempel gjøre:
- Bestem selv hvilket nummer som skal vises ved utgående anrop.
- Ring alle kontaktene dine direkte på mobilen eller fasttelefonen, uansett om de har Teams eller ikke.
- Velg om du vil svare på innkommende anrop i Teams, på mobilen eller via datamaskinens softphone.
- Styr profilene dine direkte i Teams, f.eks. endre midlertidig henvisning, endre telefonsvarer eller legge til feriefravær.
- Se en liste over innkommende anrop.
Automatisk synkronisering mellom alle enheter
En annen fordel med å koble telefonien til Teams er den effektive synkroniseringen som Microsoft tilbyr mellom sine egne verktøy. Kalendere og kontakter oppdateres automatisk både i mobiltelefonen og på datamaskinen, slik at all informasjon i både innkommende og utgående samtaler er korrekt.
En annen fordel er at telefonen synkroniseres direkte med kalenderbookingene dine, noe som betyr at hvis noen ringer når du er i et møte, vil de få beskjed når du er tilgjengelig igjen. Alternativt, hvis du er opptatt, blir samtalen satt direkte over til sentralbordet eller til en kollega. En uunnværlig funksjon som ingen vil være foruten når de først har begynt å bruke den!
Sømløs integrasjon mellom telefoni, Teams og andre systemer
Fordelene med å samle bedriftens telefoni på ett sted handler ikke bare om enkel oversikt og smart synkronisering. Teams tilbyr også integrasjon med hundrevis av andre verktøy og applikasjoner som mange bedrifter bruker i det daglige, og som er nødvendige for å drive en effektiv virksomhet.
I tillegg til Microsofts egne verktøy, som for eksempel Outlook med e-post og kalendere, er det like enkelt å koble alt fra analyseverktøy til saksbehandlingssystemer direkte til Teams. De omfattende integrasjonsmulighetene innebærer en rekke fordeler for ulike avdelinger, ikke minst for dem som har daglig kundekontakt.
Med et CRM-system tilkoblet kan for eksempel kundeservice eller support umiddelbart se hvem som ringer ved at personens kontaktkort vises i forbindelse med samtalen. På denne måten er det enkelt å gi effektiv hjelp umiddelbart.
Som en bonus trenger du aldri å bytte mellom programmer eller nettleservinduer for å finne riktig informasjon – alt er lett tilgjengelig i Teams!
Statistikk og analyser direkte i Teams
Med telefoni i Teams er det enkelt å få omfattende statistikk for å konkret evaluere hvordan dere faktisk jobber. Hva gjør dere bra i dag, og hva kan dere forbedre? Du kan også ha en kobling til Power BI, der det er enkelt å analysere data om for eksempel hvor mange kunder som har ringt inn, hvilke svartider du har og hvor mange saker kundeservice håndterer.
Samtidig kan du også se hvordan ulike deler av Teams brukes til intern kommunikasjon og trekke konklusjoner om hvordan det påvirker effektiviteten. Med Power BI kan du også lage skreddersydde statistiske rapporter som du kan henvise til og bruke når du oppdaterer og optimaliserer interne rutiner.
Derfor bør du koble telefonien din til Teams
Du kan nå ringe direkte fra Teams, takket være integrasjonen med Telavox. Få tilgang til alle Telavox-funksjoner ved å integrere telefonien din med Teams. Administrer telefonsentralen din og ring utgående samtaler til hele verden i én og samme app med brukervennlighet i fokus. Alt på ett sted – i én sømløs opplevelse.
Ved å integrere Telavox med Teams kan du blant annet
- Ha full kontroll over telefonien din – og få all statistikk over samtalene dine.
- Ring alle kontakter – uansett om de har Teams eller ikke.
- Bestem hvilket nummer du vil vise – fasttelefon-, mobil- eller sentralnummeret ditt.
- Motta varsler om innkommende anrop – for eksempel for å overføre anrop til et fast nummer.