Det kan være utfordrende å holde seg oppdatert på regelverket, spesielt i komplekse bransjer som finanssektoren. Reguleringer som MiFID II og det kommende MiFID III betyr at etterlevelse er viktigere enn noensinne. De ulike MiFID-forskriftene omhandler telefoniens rolle, samt spesifikke krav til hvordan telefonsamtaler skal foretas, registreres og lagres.
Her forklarer vi hvordan du kan jobbe for å sikre at bedriften din overholder MiFID-regelverkets krav til telefoni, og hvordan du kan forenkle prosessen.
Om MiFID:
MiFID II, som trådte i kraft i 2018, er en betydelig oppgradering av MiFID I. Det er utformet for å rette opp svakheter i finansmarkedene og holde tritt med ny teknologi. Regelverket omfatter mange aspekter ved investeringstjenester, for eksempel handel og håndtering av informasjon. Tanken er å øke åpenheten, beskytte investorene og sørge for rettferdige markeder.
MiFID III (som kommer i 2025/2026) går lenger og inkluderer blant annet privatkunder.
Områder som er berørt:
- Investorbeskyttelse: Sikre at investorer beskyttes slik at de ikke blir utnyttet eller utsatt for unødvendig risiko.
- Åpenhet: MiFID II har som mål å øke åpenheten i finansmarkedene ved å innføre krav til offentliggjøring av handelsdata, bruk av handelsplasser og rapportering av transaksjoner til tilsynsmyndighetene.
- Markedsintegritet: MiFID II inneholder tiltak for å forhindre markedsmisbruk og forbedre integriteten i finansmarkedene. Dette omfatter strengere regler for overvåking og rapportering av mistenkelige transaksjoner, bedre tilsyn med algoritmehandel og innføring av posisjonsgrenser for råvarederivater.
MiFID II og telefoni
MiFID II krever at all telefonisk og elektronisk kommunikasjon i forbindelse med aktiviteter som har til hensikt å sluttføre transaksjoner eller levere kundeordretjenester, skal registreres, selv om de ikke fører til faktiske transaksjoner. Dette omfatter også mobilsamtaler, noe som understreker behovet for et omfattende registreringsregime.
Det er tre hovedgrunner til dette opptakskravet:
- Tvisteløsning: Opptak av bevismateriale bidrar til å løse tvister mellom bedrifter og kunder.
- Håndhevelse av etiske retningslinjer: Virksomheters håndhevingsorganer drar nytte av registrert kommunikasjon for å sikre at de etiske retningslinjene overholdes.
- Forebygging: Opptak forbedrer muligheten til å oppdage markedsmisbruk og virker avskrekkende.
I henhold til MiFID II er verdipapirforetak pålagt å treffe rimelige tiltak for å ta opp relevant kommunikasjon på utstyr som foretaket stiller til rådighet. Denne plikten omfatter også å hindre ansatte i å bruke personlige, ikke-opptakbare enheter til slik kommunikasjon.
Det er viktig å merke seg at direktivets vektlegging av opptak av mobiltelefoner ikke er ny; den går tilbake til 2010. Selv om kostnadene ved å ta opp mobiltelefoner har gått ned, opprettholdes kravet i MiFID II.
For å beskytte seg selv anbefales bedrifter å utstyre berørte ansatte med mobiltelefoner, noe som sikrer kontroll, tilsyn og etterlevelse av retningslinjene. Direktivets omfattende karakter krever at all relevant kommunikasjon registreres, noe som understreker en helhetlig tilnærming til etterlevelse.
MiFID-regelverket stiller også spesifikke krav til hvordan telefonsamtaler skal tas opp, og hvordan disse opptakene skal lagres. For eksempel:
- Registrer alle samtaler som kan resultere i transaksjoner.
- Informer kundene om at samtalen blir tatt opp.
- Oppbevar alle opptak i minst fem år.
- Hent raskt og enkelt frem all kommunikasjon knyttet til en spesifikk transaksjon eller i løpet av et gitt tidsrom.
Det finnes også tekniske krav til hvordan systemene skal konfigureres, for eksempel at opptakene skal startes automatisk i stedet for å være avhengig av manuell aktivering, og at det skal angis hvor lang tid det skal gå før data overføres og hentes ut.
Hvordan du kan forenkle MiFID-samsvarsprosessen:
Alle disse reglene kan være overveldende, men det er mulig å forenkle og effektivisere prosessen. Vi anbefaler å bruke en løsning med innebygd samtaleopptak for å unngå forsinkelser eller manuelle prosesser. I tillegg kan man bruke dedikerte compliance-plattformer for å sikre at opptakene overføres og lagres på riktig måte.
Den mest effektive måten å sikre samsvar på, er å bruke integrerte systemer i stedet for å prøve å administrere flere ulike plattformer som ikke kommuniserer med hverandre.
Telavox MiFID-pakke
Telavox MiFID-pakke er utviklet for å oppfylle kravene til banker, finansrådgivere, aksjemeglere, tradere, hedgefond og forsikringsselskaper. Den forenkler håndteringen av opptak, muliggjør tidlig rapportering og etablerer et robust datasystem.
Innebygd opptak og integrert lagring
Med Telavox’ funksjon for samtaleopptak kan du ta opp samtaler automatisk, noe som forenkler den tekniske stacken din. Disse opptakene kan integreres direkte med Touchs arkiveringsplattform, noe som gjør compliance-prosessen mye enklere.
Sporer og tidligere data:
Et viktig aspekt ved MiFID som mange bedrifter sliter med, er å få tilgang til tidligere kommunikasjon. Telavox-integrering betyr at du enkelt kan få tilgang til tidligere data for tvisteløsning, sporing, inspeksjoner, dokumentasjon, overvåking og varslinger.
Hvordan kan Telavox hjelpe deg med å overholde MiFID?
- Sømløst, automatisk, innebygd samtaleopptak for relevant kommunikasjon.
- Omfattende compliance management med vår partner Touch Call Recording, som spesialiserer seg på arkivering og overvåking, vil sikre kontinuerlig etterlevelse av MiFID-regelverket.
- Sikker og strømlinjeformet integrering av BankID før eller under telefonsamtaler for å sikre tofaktorautentisering (2FA), noe som forbedrer identitetsbekreftelsen ved finansielle transaksjoner.
- Fremtidssikker løsning og en ende-til-ende-løsning for arkivering og krav til revisjonslogger for samtalene dine.
Oppsummering:
MiFID-regelverket krever at selskapene forstår hvilken rolle telefoni spiller i kundeinteraksjoner. Kravene til opptak, lagring og administrasjon av samtaler kan virke komplekse. Ved å bruke innebygd samtaleopptak og kombinere dette med dedikerte lagringsplattformer og identitetsverifisering, har du byggesteinene til en kraftig, men enkel samsvarsprosess.
Vær oppmerksom på at teksten ovenfor ikke er juridisk rådgivning, men en beskrivelse av produkttilbudet til Telavox og dets partnere.