8 tips for en profesjonell velkomsthilsen

Seksjoner

Flytt telefonien din til oss i dag

Behold tallene dine, så hjelper vi deg med flyttingen og kommer i gang med en gang.

Førsteinntrykket er superviktig – ikke minst når kundene dine kontakter bedriften din. Men hvis du ikke svarer, hva får de da? Forhåpentligvis en profesjonell velkomstmelding. Slik gjør du det!

Viktigheten av å ha en velkomstmelding

En velkomstmelding er det opptaket som spilles av når noen ringer til en bedrift, får vite åpningstidene og blir presentert for ulike valg som gjør at de kan bli koblet til riktig agent. Velkomstmeldingen er lett å ta for gitt, men den er viktigere enn mange er klar over. Ikke bare gir den innringeren viktig informasjon, for eksempel om åpningstider, men den signaliserer også hvem du er (eller i det minste fremstår som) som bedrift. Ikke undervurder førsteinntrykket!

En stor bedrift kan virke useriøs hvis den innspilte velkomstmeldingen er støyende, upersonlig eller inneholder feil informasjon. Motsatt kan en liten bedrift fremstå som stor og profesjonell med en gjennomtenkt og hyggelig melding.

Enda verre er det hvis du ikke har noen velkomstmelding i det hele tatt. Da kan kunden bli i tvil om han eller hun i det hele tatt har kommet til rett sted. Risikoen er at kunden ringer et annet selskap, og du har tapt en avtale. For å unngå at det skjer, får du her åtte tips til hvordan du kan spille inn den absolutt beste velkomstmeldingen.

8 tips for en god velkomsthilsen:

1. Forberedelse før opptak

Å planlegge på forhånd hva du skal si, vil ikke bare gjøre budskapet ditt tydeligere, men også spare deg for tid ved å redusere risikoen for gjentakelser. Skriv et manus som du kan gå tilbake til hvis du er usikker eller mister tråden.

Det er viktig at budskapet ditt er klart og tydelig, og at du bruker et enkelt språk. Ikke bruk kompliserte ord og anta at alle som lytter direkte, vil forstå og enkelt vite hvilke valg de skal ta. Prøv også å holde det kort. Et triks er å lese manuset høyt. Da merker du om det føles naturlig og enkelt, og du kan ta tid på hvor lang tid det tar å lese det opp og dermed vite om det føles for langt.

2. Hent inspirasjon fra andre

Du skal selvfølgelig ikke kopiere det andre gjør, men det er en god idé å la seg inspirere av andre. Lytt til velkomstmeldingene til andre selskaper, spesielt de som opererer i samme bransje. Hva er det de sier som fungerer? Er det noe som skiller seg ut som er mindre bra, for eksempel når det gjelder ordvalg, følelse eller menyvalg?

3. Tilpasning til målgrupper

Hvis du har personas eller tone of voice-guider, er det nå på tide å finne dem frem. Målet er nemlig å skreddersy budskapet til målgruppen din så godt du kan. Hva vil kundene dine høre først? Butikkens åpningstider eller nettadressen til nettstedet ditt? Hvilke elementer er mest relevante for målgruppen å fremheve i budskapet?

4. Ikke glem åpningstidene

For mange er åpningstidene en integrert del av en velkomsthilsen, og noe kundene vanligvis spør etter. Angi derfor åpningstidene tydelig, slik at innringeren vet når sentralbordet er stengt. Glem heller ikke helligdager, og hvis du vil, kan du sesongtilpasse velkomstmeldingen og for eksempel ha en unik melding til jul og en annen om sommeren.

5. Ha dette i bakhodet når du uttaler budskapet

For å få frem budskapet er det tre ting du må huske på når du leser det opp: snakk høyt, tydelig og sakte. Det må aldri føles forhastet, og du risikerer å gå glipp av viktig informasjon hvis du snakker for fort.

6. Ikke gå glipp av rommets karakter

For å få best mulig kvalitet bør du spille inn hilsenen i et rom med god akustikk, for eksempel i et profesjonelt studio. Hvis du ikke har den muligheten, må du sørge for å utelukke så mye forstyrrende støy som mulig fra omgivelsene. Du vil ikke at ringetonen til en kollega eller kaffemaskinen skal ødelegge et godt opptak.

7. Er det behov for noen endringer?

Lytt til meldingen når du er ferdig. Var den god? Hørtes du naturlig ut? Hører du noen forstyrrende bakgrunnslyder? Hvis ikke, er det bare å spille inn igjen til du føler deg fornøyd. Be gjerne noen andre om å lytte og komme med innspill.

8. Ikke glem andre språk

For internasjonale virksomheter er det som regel viktig å være tilgjengelig på engelsk, men hvis du har kunder fra andre land, kan det også lønne seg å være tilgjengelig på flere språk. Selv om du driver en liten bedrift, kan du ha mye å tjene på å nå ut til potensielle kunder fra ulike land. Hvis du ønsker å være tilgjengelig på flere språk, kan du spille inn en melding som hjelper deg med å dirigere innringerne til de riktige køene. For eksempel: «For engelsk, trykk 1. For svensk, trykk 2.

Nå har du forhåpentligvis all informasjonen du trenger for å spille inn en profesjonell velkomstmelding. Med Telavox er det superenkelt å spille inn din egen velkomstmelding – og mye mer. Oppdag hvor intuitiv bedriftskommunikasjonen din kan bli med alt i ett grensesnitt ved å ta en titt på demoen vår, eller prøv det selv!

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Företagstelefoni

Växel och plattform

Resurser

Bedriftstelefoni

Mobilt bedriftsnett

Ressurser