"Vi bruker AI-resepsjonisten etter et visst antall signaler, men også under lunsj, utenfor åpningstider og som ekstra avlastning. På den måten får kunden hjelp selv når vi ikke selv kan svare."
Miia Gråsten
Customer Service hos Smartphoto
Om Smartphoto
Smartphoto er en av Europas ledende aktører innen personlige fotoprodukter, alt fra fotobøker og kalendere til lerret og interiør. Med kunder i flere land er tilgjengelighet og smidig kundekontakt helt avgjørende. Derfor ble Telavox en naturlig partner for deres telefoni- og sentralbordløsninger – og nå også med AI-resepsjonisten som ny kollega.
Fleksibilitet fra dag én
Smartphoto begynte å bruke Telavox allerede i 2015, i en tid da de fleste medarbeidere satt på kontor. Med Telavox-løsningen ble det plutselig mulig å arbeide hjemmefra, en fordel som ble uvurderlig senere, spesielt under pandemien.
«Den største forskjellen er at vi i dag kan jobbe hjemmefra og at alle kan besvare de samme innkommende samtalene. Tidligere gikk samtalene i en løkke, hvor det bare ringte hos én person om gangen», sier Miia Gråsten, Customer Service hos Smartphoto.
I dag brukes Telavox sentralbordfunksjoner daglig av Smartphotos kundeservice i Sverige, Finland, Norge og Danmark samt for markeds- og økonomiavdelingens personale.
Når AI blir en ekstra kollega
I løpet av 2025 begynte Smartphoto å teste Telavox AI-resepsjonist i Sverige. Tanken var enkel: avlaste kundeservice, forbedre tilgjengeligheten og gi kunder raskere svar.
«Vi bruker AI-resepsjonisten etter et visst antall signaler, men også under lunsj, utenfor åpningstider og som ekstra avlastning. På den måten får kunden hjelp selv når vi ikke selv kan svare», forteller Miia.
En av de største fordelene er at AI-en kan gi svar på enkle spørsmål om for eksempel produkter, leveranser og åpningstider, spesielt viktig når kunder ikke klarer å navigere på nettsiden.
«Mange kunder vil ha raske svar og alle har ikke mulighet til å finne riktig informasjon selv. Noen foretrekker å høre et svar i stedet for å lese det, for eksempel våre eldre kunder. Der er AI en stor hjelp», sier Miia Gråsten.
Enkel start takket være nært samarbeid
For Miia og teamet ble innføringen av Telavox AI-resepsjonist enkelt.
«Jeg fikk formidabel hjelp av de ansatte i Telavox. Jeg sendte over de behovene jeg så, og fikk støtte hele veien. Det var lett å forstå og ingen komplikasjoner. Dessuten er det enkelt for medarbeiderne å gjøre endringer selv takket være tydelige instruksjoner,» forteller hun.
Hun beskriver samarbeidet med Telavox-teamet som nært og løsningsorientert:
«Jeg har bare trengt å sende e-post og så har Telavox-teamet ordnet det med en gang. Supporten har vært tålmodig og virkelig forstått våre behov.»
Første resultater – og fremtidsplaner
Prosjektet er fortsatt i testfase, men Smartphoto ser stort potensial.
«Så langt har vi ikke rukket å evaluere alt, men AI-en avlaster allerede og jeg er svært positiv. Etter julesesesongens høysesong skal vi evaluere og beslutte om vi skal implementere løsningen også for våre andre nordiske land», sier Miia Gråsten.
Smartphoto ser også store muligheter fremover. En ting å utforske er å integrere AI-resepsjonisten enda mer med selskapets systemer, for eksempel for å kunne gi kunder oppdateringer om leveringsstatus. På den måten kan kundeopplevelsen bli enda smidigere – og AI-en en enda mer selvfølgelig del av kundereisen.
Anbefalingen
For Miia er valget selvfølgelig:
«Jeg anbefaler gjerne Telavox. De tilbyr et stort utvalg av tjenester til markedsmessige priser og har en support som virkelig gjør en forskjell.»