"Vi sammenlignet flere leverandører, men Telavox var det beste alternativet, siden det var klart fra starten av at dette ville forenkle hverdagen vår."
Matti Mäkelä
Utviklingssjef
Om Respecta Oy
I over 25 år har Respecta Oy vært en pålitelig aktør innen hjelpemiddelteknologi i Finland. Som en del av det globale Ottobock-konsernet har selskapet hovedkontor i Helsinki og er representert på 14 steder rundt om i landet, med rundt 160 ansatte.
Fra komplisert til enkelt
For et par år siden innså Respecta Oy at kommunikasjonssystemene deres ikke alltid var like effektive som tjenestene deres. Matti Mäkelä, utviklingssjef i Respecta Oy, begynte derfor å undersøke hvilke alternativer som fantes på markedet.
«Tidligere hadde vi en ganske fragmentert tilnærming til telefonien vår. Mobiltelefonene kjørte på ett system, telefonsvarer og SMS på et annet, og kundeservice hadde sitt eget sentralbord. Vi brukte minst tre-fire forskjellige plattformer, noe som var tungvint både for administrasjonen og IT-avdelingen.» forklarer Matti.
Det fragmenterte systemet førte til ineffektivitet i det daglige arbeidet. Selv enkle oppgaver som å oppdatere en telefonsvarer eller endre samtalekøer krevde unødvendig manuelt arbeid.
En enhetlig løsning med Telavox
Nylig valgte Respecta Oy å samle all sin kommunikasjon på én plattform, og valget falt på Telavox. Telavox imponerte fra første stund med sin enkelhet og sine integrasjonsmuligheter.
«Vi vurderte flere leverandører, men Telavox var det mest fleksible alternativet. Det var tydelig med en gang at dette ville forenkle driften vår.» sier Matti Mäkelä, utviklingssjef hos Respecta Oy.
Med Telavox kan de nå kombinere stasjonære og mobile apper, noe som gir de ansatte større fleksibilitet i hvordan de velger å håndtere samtalene sine. For medarbeidere med tette kunderelasjoner betyr dette at de nå kan ta imot samtaler direkte via PC-en, samtidig som de har tilgang til relevant dokumentasjon og systemer – noe som er helt nytt for organisasjonen.
«De ansatte kan nå veksle fritt mellom desktop og mobil, noe som har vært en stor forbedring. Det har gjort arbeidsflyten mye smidigere.» forklarer Matti.
Jevn overgang og rask effekt
Innføringen av Telavox-løsningen gikk problemfritt med minimale forstyrrelser. De fleste ansatte tilpasset seg raskt det nye grensesnittet, og IT-avdelingen satte pris på den enkle installasjonen.
«Nå har vi alle tjenestene våre på ett sted. Fra et administrativt perspektiv er det en enorm forbedring. Det er mye enklere å administrere brukere, justere sentralbordfunksjoner og legge til nye numre i dag!» sier Matti.
Matti bruker selv både softphone-appen for samtaler og administrasjonsportalen for å administrere brukere og samtalekøer. «Det er veldig intuitivt og sparer meg for mye tid», sier han.
En annen viktig forbedring er hvordan unntak og uventede situasjoner nå kan håndteres på en enkel måte.
«Hvis alle i en telefonkø er utilgjengelige, er det nå enkelt å løse. Før var det veldig tungvint», legger Matti til.
Resultater oppnådd av Respecta Oy
Overgangen til Telavox har gitt Respecta Oy flere klare fordeler:
- Tidsbesparelser: IT-ressurser har blitt frigjort, og den administrative byrden har blitt redusert.
- Kostnadseffektivitet: Færre leverandører betyr lavere kostnader.
- Bedre brukeropplevelse: Medarbeiderne kan nå ta imot samtaler via både PC og mobil, noe som øker fleksibiliteten og produktiviteten.
- Samtalestatistikk gir ny innsikt: Med integrerte rapporterings- og analyseverktøy har ledere nå bedre oversikt over kundeserviceresultater – i sanntid.
«Lederne trenger ikke lenger å gå via oss i IT-avdelingen for å få rapporter, noe som er en stor fordel», sier Matti.
Ser fremover
Respecta Oy ser frem til å videreutvikle sin kommunikasjonsløsning med Telavox. For tiden arbeides det med å integrere systemet med både Salesforce og Microsoft Teams – noe som forventes å gi enda bedre samarbeid og effektivitet.
«Når vi først har fått i gang integrasjonene, vil det gi virksomheten et ytterligere løft», sier Matti.
Selskapet ser også på nye funksjoner som AI-basert transkripsjon for å forbedre kundeopplevelsen ytterligere.
«Vi streber alltid etter å ligge ett skritt foran», sier han.
Når Matti blir spurt om han vil anbefale Telavox, svarer han uten å nøle:
«Absolutt. Det er enkelt, intuitivt og krever nesten ingen opplæring. Telavox har virkelig forenklet kommunikasjonen vår, og gjør at vi kan fokusere på det viktigste – å hjelpe kundene våre.»
Respecta Oys reise med Telavox viser hvilken forskjell en moderne og sammenhengende kommunikasjonsløsning kan utgjøre. Ved å redusere kompleksiteten, spare tid og øke fleksibiliteten har Telavox tatt bedriftens telefoni til et helt nytt nivå.
