Telefonkonferanse for globale selskaper

Seksjoner

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Innledning

I tillegg til å være en billigere og mer effektiv måte å holde møter på, er det en klimabevisst måte å kommunisere på, ettersom deltakerne kan befinne seg hvor som helst i verden. Du kan enkelt holde kontakten med andre kontorer i bedriften eller ha kundemøter med folk i andre land. I denne guiden tar vi for oss en rekke fordeler og ulemper ved tradisjonelle telefonkonferanser, og alternativer til den eksisterende løsningen – hvis du har en.

Jorden sett fra verdensrommet

Vanlige problemer med telekonferanser

Først og fremst må du skrive inn en lang kode når du skal delta i en telefonkonferanse. Det er mulig at du får den riktig på første forsøk – men det er også sannsynlig at du bommer på et siffer eller fem. I en internasjonal konferansetjeneste kan koden være opptil 42 tegn lang, så det er ikke overraskende hvis du taster feil. Når forbindelsen er oppe og går, er samtalen preget av forsinkelser og kanskje til og med litt forvirring. Kjenner du igjen deg selv?

Et annet vanlig problem er faktisk at mange ikke engang er klar over at telekonferanser er tilgjengelig! For å lykkes er det første steget å sørge for at alle i bedriften er klar over at en telekonferanseløsning faktisk er tilgjengelig. Du må også sørge for at alle vet hvordan prosessen fungerer – ikke bare internt, men også for de utenforstående som skal kunne ringe inn.

Gjør for eksempel telekonferanser tilgjengelig som et alternativ i en tjeneste eller app dere allerede bruker. Da blir det lettere for medarbeiderne å finne frem til den, selv om de ikke er kjent med den. I tillegg til å være lett å finne, må selve appen være enkel å forstå og klar til bruk.

Er det ikke nok med videokonferanser på nett?

Videosamtaler på nett er en populær og smart måte å kommunisere på, spesielt privat. Men det finnes noen ulemper. For det første er mobilnettet optimalisert for tale, som fortsatt er det desidert mest stabile. For har ikke du også vært i x antall videomøter der bildet frøs? Visst er det fint å se hverandre, men når bildet hakker, fører det til mer frustrasjon, noe som kunne vært unngått hvis samtalene ble gjennomført over telefon i stedet. Og i møter er det ofte viktig å spare både tid og energi!

I tillegg er det ikke uvanlig at konferansedeltakere kommer for sent. Hvis du har bestilt en videosamtale, krever det at du sitter ved datamaskinen din for å delta i konferansen. Du er rett og slett begrenset, i motsetning til hvis konferansen holdes via telefon. Da kan alle delta selv om de ikke lenger er ved datamaskinen sin.

5 forutsetninger for en vellykket telefonkonferanse

1. at det faktisk skjer

Den viktigste forutsetningen for en vellykket telefonkonferanse er faktisk at den faktisk blir gjennomført! Uansett hvilke kule funksjoner som er tilgjengelige, spiller det ingen rolle om de ansatte ikke vet at løsningen finnes, eller om den er for komplisert å bruke.

2. at det går jevnt og trutt

Når det er tid for et møte i siste liten, er det altfor vanlig at de ansatte glemmer hvor de skal ringe inn, eller hvor de finner konferansekoden. I større organisasjoner er det ikke uvanlig at man må bestille en konferansekode fra resepsjonen, og dessverre er det like vanlig at det tar en stund før koden kommer frem. Gamle telekonferanseløsninger har også en tendens til å være unødvendig kompliserte.

3. at den starter i tide

Hvis du bruker eldre, tradisjonelle telekonferansetjenester, kan det hende at du må vente lenge før møtet starter. Selv om du har sørget for å komme i tide, kan det hende at noen andre er forsinket eller har problemer med tilkoblingen.

4. at lyden er god

Ingen telefonkonferanse uten fungerende lyd. Kommunikasjonen kan fungere godt selv om bildet av og til er hakkete, men hvis vi ikke kan høre hva personen på den andre siden sier, blir det enda vanskeligere.

5. Nettverket er stabilt (hvis det er satt på nett)

Hvis telefonkonferansen ikke foregår over telefonnettet, er det selvsagt viktig at forbindelsen er så god som mulig. Hvis en av deltakerne for eksempel sitter på toget, vil ikke forholdene være optimale. Det anbefales å ha en telefonkonferanse over telefonnettet, men nettmøter kan være et godt alternativ hvis du ofte er i kontakt med land der det er svært dyrt å ringe, eller til steder der du vet at dekningen vanligvis er dårlig.

TIPS: For å være helt sikker på at konferansen fungerer som den skal, kan det være lurt å bruke to løsninger samtidig. Mange kunder velger en standardisert telekonferanseløsning og kombinerer den med en tjeneste som Hangouts eller Skype. På den måten vet man at lyden fungerer – selv om bildet skulle fryse.

Hvordan skiller en telefonkonferanse til Dubai seg fra en i Storbritannia?

En telefonkonferanse fungerer selvfølgelig på nøyaktig samme måte hvis du kommuniserer med en kunde i Dubai som med en kunde i Eskilstuna, men det er noen barrierer som må overvinnes når man ringer på tvers av landegrensene.

Tidsforskjeller

Det sier seg kanskje selv, men hvis du skal snakke med noen i Shanghai, må du ta hensyn til hva klokken er der når du foreslår et møte.

Kulturelle forskjeller

For å få en vellykket samtale er det verdt å vurdere om det er kulturelle forskjeller å ta hensyn til. Det kan være store forskjeller i hvor formelt man uttrykker seg i det landet personen befinner seg i. Du bør for eksempel finne ut om det er greit å bruke personens etternavn, eller om det er greit å bare bruke fornavnet. Det kan være viktig å være forsiktig med hvilke uttrykk du bruker, da humor og slang ikke alltid faller i god jord.

Tekniske forskjeller

De tekniske forskjellene mellom landene kommer tydeligst til syne hvis konferansen holdes på nettet. Jo dårligere internett, desto større er utfordringene. Det kan også oppstå problemer hvis du snakker med noen bak en brannmur.

Som regel er det når man snakker med større selskaper med en mer tradisjonell struktur at det oppstår problemer. I noen selskaper er de ansatte mer begrenset, og både datamaskinen og telefonen kan for eksempel være låst for visse nettsteder og internasjonale samtaler.

Kostnader

Det er selvfølgelig gratis å ringe hverandre på nettet, men hvis du vil sikre deg best mulig lydkvalitet, kan det koste litt. Noen tjenester tilbyr internasjonale gratisnummer, andre ikke. Det er viktig å sjekke hva leverandøren du velger, kan tilby.

Lydkvalitet

Generelt sett er ikke lydkvaliteten på en telefonsamtale til Shanghai eller Säffle vesentlig forskjellig. Men når du snakker med noen på den andre siden av kloden, er det alltid en viss forsinkelse som ikke kan unngås uansett hvordan du velger å ringe.

Husk dette når du velger en telekonferanseløsning

Det har skjedd store forbedringer i lydkvaliteten over telefon, og muligheten til å kommunisere på tvers av landegrensene er nå mye bedre. Ettersom alle bedrifter er forskjellige, kan det variere nøyaktig hvilke funksjoner du er ute etter – men her er noen punkter alle bør vurdere.

Enkelhet før kule funksjoner

Den beste løsningen er den enkleste løsningen. Den der ikke bare lyden fungerer, men der medarbeiderne også vet nøyaktig hvordan de skal invitere folk til en konferanse, eller hvordan de skal hoppe inn i en samtale i siste liten.

Personlige lisenser i stedet for abonnementer

I stedet for tradisjonelle telefonabonnementer bør man se etter en løsning med lisenser som ikke er knyttet til et nummer eller en person. I stedet for å måtte si opp og tegne nye abonnementer så snart noen slutter i bedriften, kan lisensene flyttes fritt rundt.

Personlige koder

For å unngå å glemme koder er den beste løsningen ofte at brukerne har sin egen personlige kode som aldri endres, og et nummer de kan bruke når de ringer inn – uansett hvor i verden de befinner seg.

Mulighet for å avslutte telefonkonferansen

En smart funksjon som anbefales, er muligheten til å lukke konferansen når alle er inne. Når du ser at alle deltakerne har kommet inn, kan du «låse» møtet slik at ingen uvedkommende kan bli med.

Fire Telavox-ansatte diskuterer.

Eksempel: Slik fungerer en telefonkonferanse

Telavox har utviklet en plattform som samler telefoni, sentralbord, chat og mulighet for telekonferanser. Her ser vi på hvordan selve telekonferanseløsningen fungerer.

Tilkobling

Alle brukere har sin egen innlogging, og i appen administreres alt på datamaskinen eller telefonen. Du legger ganske enkelt inn konferansen din og inviterer deltakere, for eksempel via e-post eller tekstmelding. Når de er klare til å delta i konferansen, ber du dem ringe nummeret ditt og deretter taste inn din personlige kode. Når tiden er inne, kan du selv bli med ved å klikke på «Join».

Avslutt konferansen

Hvis du vil lukke konferansen når alle deltakerne er til stede, fjerner du ganske enkelt markeringen av alternativet «Åpne for nye deltakere».

Kostnader for konferansen

For bedriftsansatte som ringer internt, er samtalen gratis. For deltakere i Sverige er kostnaden den samme som for en svensk lokalsamtale til et fast nummer.

For å oppsummere

Telefonen er ikke død – snarere tvert imot! Selv om videokonferanser og chat er stort, er det ikke til å komme utenom at GSM-nettet fortsatt er en mer pålitelig lydkilde. Du får et mer stabilt signal og kan bedre sikre at du faktisk har alle på linjen under hele samtalen. Telavox’ skybaserte løsning setter tilgjengelighet og brukervennlighet i sentrum. I tillegg til å administrere konferansesamtaler kan du chatte med kolleger, viderekoble samtaler og mye mer. Det skal være enkelt og greit, og lydkvaliteten går alltid foran fancy funksjoner. Dessuten er telekonferanseløsningen helt gratis.

Ta kontakt med oss hvis du vil vite mer!

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Företagstelefoni

Växel och plattform

Resurser

Bedriftstelefoni

Mobilt bedriftsnett

Ressurser