Praktiske tips for å kombinere kontor- og fjernarbeid.
Innledning
Hvis du fikk valget, ville du foretrukket å jobbe hjemmefra fordi du vet at du kan jobbe uforstyrret og dermed være mer effektiv? Vil du heller komme inn på kontoret hver dag for å treffe kollegene dine? Eller er du som de fleste av oss, og foretrekker en kombinasjon? De fleste som har jobbet hjemmefra under pandemien, ønsker å fortsette med det. Uansett når pandemien tar slutt, vil de ansatte fortsette å etterspørre fleksible arbeidsforhold. Selv om de fleste ikke ønsker å jobbe hjemmefra hele tiden, ønsker de å jobbe hjemmefra, i hvert fall til en viss grad, og 80 % synes at det har fungert bra å jobbe hjemmefra.
Fremtidens arbeidsplass vil bestå av hybride team, der noen jobber på stedet og andre hjemmefra eller på en strand i Costa Rica. Men det er også viktig å huske at de fleste opplever at heldigitale møter fungerer bedre enn hybridmøter. Å finne balansen mellom behovene til de som jobber hjemmefra og de som jobber på kontoret, vil være nøkkelen til en vellykket arbeidsplass i fremtiden.
Så hva skal til for å få en arbeidsplass med regelmessige hybridmøter til å fungere like godt som en tradisjonell arbeidsplass? Vi mener at du må bygge en bærekraftig infrastruktur internt, med noen ansatte på kontoret og andre hjemme. I denne guiden hjelper vi deg med å skape et hybrid arbeidsmiljø som vil hjelpe bedriften din med å tilpasse seg dette nye arbeidsformatet og fremtidige endringer.

Definisjonen av en hybrid arbeidsplass
For mange var pandemien første gang de opplevde en hybrid arbeidsplass. Noen jobbet hjemmefra, mens andre fortsatt var stasjonert på kontoret, noe som resulterte i en ny tilnærming til digitale møter. Den hybride arbeidsplassen er rett og slett en kombinasjon av kontorarbeid og fjernarbeid. Selv om den hybride arbeidsplassen i utgangspunktet var påtvunget mange, har den gjort det enklere å imøtekomme hver enkelt medarbeiders spesifikke behov og oppnå en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
Digitale møter der hver deltaker sitter bak sin egen bærbare datamaskin, fungerer som regel bra. Det hender selvfølgelig at dårlig internettforbindelse kaster deltakerne ut, og en og annen hundevalp bjeffer i bakgrunnen, men generelt er møtene ganske stabile. Problemene kan imidlertid øke når møtene blir hybride. Det er mye vanskeligere å sikre at alle får samme plass når noen sitter overfor hverandre i et konferanserom, mens andre sitter hjemme. Dette kan helt klart påvirke utfallet av møtene, ettersom de som møtes, lettere kan kommunisere med hverandre og dermed få gjennomslag for sin agenda. Dette er et område som definitivt kan forbedres.
Medarbeiderne ønsker å fortsette å jobbe eksternt…
Ansatte vil fortsette å søke fleksibilitet og mer kontroll over hvor og hvordan de jobber. I en Microsoft-undersøkelse fra 2021 svarte 73 % av arbeidstakerne at de ønsker å fortsette å ha fleksible muligheter for fjernarbeid. I Svenskene og Internett 2021 svarte halvparten av alle yrkesaktive i Sverige at de jobbet hjemmefra i 2021. 9 av 10 som jobbet hjemmefra, ønsker å fortsette med det også etter pandemien.

…og det bør de få lov til å gjøre
Men en hybrid arbeidsplass fører ikke bare til lykkeligere medarbeidere, det er også en suksessfaktor når det gjelder produktivitet. I en studie utført av BCG sa 75 % av respondentene som hadde jobbet eksternt under pandemien, at de var like produktive som før når de utførte sine individuelle oppgaver. Rundt 50 % sa at de var minst like effektive selv når de utførte fellesoppgaver som vanligvis ville blitt utført i et fysisk konferanserom med kolleger.

Fremtidens kontor
Bedre planlegging av kontorlokaler
Et positivt aspekt ved hybridarbeid er at bedriftene kan redusere kontorarealet og dermed kostnadene. Men det kan være vanskelig å finne ut hvor mye plass man trenger når man ikke vet hvor mange ansatte som faktisk kommer innom hver dag. Det er selvsagt mulig å designe arbeidsplassen på en måte som støtter både ansatte på stedet og fjernarbeidere, men det er noen ting man må ta hensyn til, for eksempel hvordan rommene er utformet og hvordan arbeidsplassene fordeles.
Hot desking og hoteling
Hot-desking innebærer at de ansatte ikke har sin egen arbeidsplass som de sitter ved hver dag, men bare velger en ledig plass. Det er flere ansatte enn pulter, og man bruker bare så mange pulter og rom som man har behov for. Etter hvert som det hybride arbeidsmiljøet blir mer vanlig, vil også hot-desking bli det. Hoteling er i bunn og grunn det samme konseptet, men det krever at du bestiller en kontorplass via en app eller annen programvare før du kan bruke den. Du kan sette regler for hvor ofte hver ansatt kan booke en plass, for eksempel ved å bestemme at hver ansatt kan booke en kontorplass to ganger i uken.
Husk: Ta hensyn til ansatte med spesifikke behov. De som har små barn hjemme og en partner i foreldrepermisjon, vil helt sikkert ønske å komme innom av og til, eller hele tiden. Og ikke glem at ikke alle er komfortable med å jobbe hjemmefra. Den yngre generasjonen, for eksempel, som er i sin første jobb, bor ofte i mindre leiligheter og ønsker å oppleve arbeidslivet «på ordentlig» og på stedet. Så gå gjennom skrivebordssituasjonen og vurder om du ønsker å prioritere yngre medarbeidere og småbarnsforeldre, for eksempel.

Hvordan bør kontorene organiseres?
Kombiner møte- og samarbeidsrom, og sørg for at det finnes separate områder for fokus og sosial interaksjon. Hvis medarbeiderne hovedsakelig kommer inn for å sosialisere, møtes og samarbeide, er det viktig å skape et inspirerende og sosialt miljø. Hvis det er mulig, bør du sørge for å ha noen mindre fokusrom. Hvis du bare har større møterom, kan det være nødvendig å booke disse også til en-til-en-møter. Det er like viktig å sørge for at de ansatte kan ta en telefonsamtale i fred og ro eller bare sitte i et avlukket rom en stund, som det er å ha større rom for sosial interaksjon.
Slik tilpasser du et eksisterende arbeidsområde til hybride forhold
Et hybrid kontormiljø bør passe for alle ansatte – enten de jobber hjemmefra, på kontoret eller begge deler. Men fordi mange kontorer ikke har mulighet til å utvide antall rom, finnes det andre smarte tilpasninger du kan gjøre.
- Videokonferanser – alle bedrifter trenger et system som sikrer problemfri kommunikasjon mellom ansatte og fjernarbeidere. Derfor bør ethvert konferanserom være utstyrt med kamera, stabil internettforbindelse, VoIP, programvare for videokonferanser og – hvis det er et større rom – mikrofoner for å sikre utmerket lydkvalitet.
- Lag ulike områder – selv om det er umulig å bygge ut, kan du utpeke bestemte områder for ulike aktiviteter. I en aktivitetsbasert tilnærming blir noen områder gjort om til sosiale rom, mens andre blir steder for fokusert arbeid. En egen del av kontoret kan innredes med pulter der de ansatte kan reservere plass for de dagene de kommer innom.
- Rombookingssystem – slik at de som er på kontoret alltid har et møterom, og eksterne møtedeltakere aldri trenger å vente på et ledig rom.
- Modulære møbler – bruk fleksible møbler som kan tilpasses etter virksomhetens behov. Du kan montere og demontere dem, og dermed for eksempel justere antall pulter som skal brukes.
- Utemiljøer – ikke glem at mer lättsomme møter kan holdes utendørs hvis været tillater det, og hvorfor ikke kombinere det med en spasertur for å få fart på skrittelleren?
Tips om tingenes internett: Installer IoT-sensorer for å telle hvor mange personer som befinner seg på kontoret. På denne måten kan du også identifisere hvilke pulter som trenger rengjøring basert på hvor ofte de har blitt brukt.
Skaper bedre vilkår for hjemmekontor
En viktig del av den hybride måten å jobbe på er å sikre en bedre balanse mellom arbeid og fritid for dine ansatte. De vil sette pris på å slippe å pendle hver dag, få tid til å trene eller bare muligheten til å balansere livene sine på en enklere måte. I den nevnte Microsoft-undersøkelsen fra 2021 sier imidlertid 42 % at de mangler kontorutstyr hjemme, og 10 % har ikke en skikkelig internettforbindelse. For at den hybride arbeidsplassen skal fungere, må du skape de rette forholdene for alle som jobber hjemmefra.
Hvilket teknisk utstyr er nødvendig?
Teknologien er selvsagt en nøkkelfaktor, og du trenger en eller flere smarte løsninger. Noen foretrekker å bruke Microsoft Teams til all kommunikasjon, mens andre kombinerer Googles ulike løsninger med for eksempel Slack. Uansett løsning er det viktig å finne en måte som gjør at de som jobber hjemme, kan kommunisere like enkelt som de som sitter overfor hverandre på kontoret. Et tips er å opprette kanaler og chattegrupper. Du kan kategorisere samtaleemner i ulike Teams-kanaler eller opprette chattekanaler som tar for seg både arbeidsrelaterte emner og andre viktige emner, som for eksempel afterwork. Du kan selvfølgelig ikke tilby de ansatte større leiligheter eller bedre inneklima, men noen praktiske ordninger er å anbefale. Å gi alle ansatte en skjerm, et tastatur, en skrivebordsstol og et headset kan utgjøre en stor forskjell! Et hev- og senkbart skrivebord kan selvsagt også gi betydelige forbedringer i hjemmet, men det er grenser for hvor mye du kan investere. De fleste ansatte vil innse at du ikke kan ta hele ansvaret for hjemmemiljøet.
6 tips for å lykkes med hybride videokonferanser
Videomøter på nett er vanligvis mer effektive enn fysiske møter. Faktisk resulterer de som regel til og med i at folk for en gangs skyld møter opp i tide! Men det er noen detaljer å ta hensyn til. De fleste digitale møter i dag som kombinerer folk på kontoret med eksterne deltakere, kommer ofte til kort. Prioriteten bør være å kunne samarbeide like godt uavhengig av hvor man befinner seg.

Ledelse av ansatte på en hybrid arbeidsplass
Et positivt aspekt ved å lede medarbeidere digitalt er muligheten til å knytte tettere bånd. Selv om dere ikke sitter ved siden av hverandre på kontoret, får du se medarbeiderens kjøkken, katt eller partner og blir introdusert til deres hjemmemiljø. Det gir deg faktisk ofte et nærmere innblikk i livet deres enn om dere bare hadde møttes på kontoret.
Alle skal behandles likt
Som leder må du sørge for at de som jobber eksternt, har de samme mulighetene som de som jobber fra kontoret. Den hybride arbeidsplassen skal ikke føre til noen form for særbehandling. For å få en bedre idé om hva de ansatte ønsker, spør dem! Send ut spørreundersøkelser eller snakk med dem på tomannshånd og spør dem om:
- Hvordan har de opplevd å jobbe hjemmefra?
- Hvor mange av dem ønsker å jobbe hjemmefra?
- Hvor mange dager ønsker de å jobbe hjemmefra?
- Hvem trenger/må komme regelmessig til kontoret?
- Mangler de noen tekniske installasjoner på kontoret?
- Mangler de noe utstyr hjemme?
- Er det noen som trenger opplæring i spesifikke programmer?
Ekstra tips Det kan være vanskelig å holde oversikt over hvem som er tilgjengelige og hvem som ikke er det i et hybrid arbeidsmiljø. Men med smart programvare som lar de ansatte opprette personlige profiler som viser tilgjengelighet, blir det enklere. Du kan enkelt se hvem som er i lunsjpause, syk hjemme eller i møte.
Sammendrag
Når du planlegger en hybrid arbeidsplass, må du se på de ansatte og hva de har behov for. Medarbeiderne er bedriftens viktigste ressurs, og det er viktig å implementere en høyere grad av fleksibilitet i dag, og det vil sannsynligvis bli enda viktigere i fremtiden. Den hybride arbeidsplassen er ikke en midlertidig løsning, det er slik en stor del av bedriftene kommer til å jobbe i fremtiden. Vi foreslår at du kommer i gang så snart som mulig. En siste påminnelse: Å la ansatte jobbe hjemmefra for å oppnå en bedre balanse mellom arbeid og fritid kan også ha negative sider. Kontoret, kollegene og pendlingen kan erstattes av endeløse arbeidstimer. Noen ansatte vil innse at de kan fylle kalenderen med det ene møtet etter det andre og være online på chat døgnet rundt hvis de ønsker det. Microsofts nevnte undersøkelse fra 2021 viste at tiden brukt i MS Teams-møter ble mer enn fordoblet i 2020. Det gjennomsnittlige Teams-møtet ble lengre, og tiden brukt i chatterom og på e-post økte.
Ettersom mange føler at de kan jobbe enda mer hjemmefra, kan de risikere å bli utbrent. Faktisk følte 54 % seg overarbeidet, og 39 % følte seg utslitt. Så vår siste påminnelse er å holde regelmessige møter med alle og se etter faresignaler. En hybrid arbeidsplass skal være like gunstig for de ansatte som for bedriften selv – aldri på bekostning av de ansatte.
Vi i Telavox er opptatt av å gjøre kommunikasjonen enklere i og mellom bedrifter. Vi har utviklet en løsning som gjør arbeidsdagen både enklere og morsommere ved å bruke én og samme app for samtaler, tekstmeldinger og videokonferanser.
Ta kontakt hvis du vil bli bedre kjent med oss!