Fordelene med UCaaS når teamet ditt jobber eksternt

Seksjoner

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Da situasjonen eskalerte veldig raskt våren 2020 med Covid-19, ble mange bedrifter tvunget til å gjennomgå en påtvunget og svært uplanlagt digitalisering av arbeidsplassen. Dette skapte mange ulike utfordringer med like mange blandede resultater på løsninger. Mange selskaper sliter fortsatt med å finne sin vei.

Intro

Da covid-19-pandemien feide gjennom land over hele verden, måtte bedrifter gjøre raske endringer for å holde produksjonen i gang. UCaaS er et konsept som mange har blitt kjent med den siste tiden. Her guider vår UCaaS-ekspert, Felipe Leiva fra Cloud Sales-avdelingen hos Telavox, deg gjennom hvordan du kan skape de beste forutsetningene for at teamet ditt skal kunne samarbeide eksternt.

Hva er UCaaS, og hvordan kan det hjelpe bedrifter?

UCaaS (UC) er en samlebetegnelse for en skybasert løsning som samler alle bedriftens kommunikasjonsverktøy i ett og samme system. Du slipper å forholde deg til en rekke ulike leverandører og administrere forskjellige systemer. Telavox’ kommunikasjonsplattform er et godt eksempel på en UCaaS-løsning der kundene våre enkelt og bekvemt kan ta med seg kontoret hjem og fortsette å jobbe som vanlig. Alt du trenger for å administrere en normal arbeidsdag, finnes i én app.

En grunnleggende versjon av UC kan innebære å samle bedriftens telefoni, bedriftsnett, e-post, chat og videosamtaler på én plattform.

Har du noen tips til bedrifter som ønsker å effektivisere kommunikasjonen med fjernarbeidere?

Det er viktig å kvalifisere kommunikasjonen som kreves for å kunne jobbe eksternt. Du må sørge for at teknologien du har, dekker behovet. Måten dere kommuniserer på, må også fungere utad. Det nytter ikke å utvikle retningslinjer og policyer hvis alle ikke kan kommunisere tilfredsstillende dersom de tekniske forutsetningene ikke er til stede.

I mange tilfeller finnes det et bredt spekter av løsninger i en bedrift. Videokonferanser er et slikt eksempel. Det er ikke uvanlig at samme bedrift bruker ulike videotjenester for fjernmøter, avhengig av hvilken avdeling man tilhører. Det samme gjelder for dokumenthåndtering. Noen bruker fildeling i skyen, mens andre fortsatt sender dokumentene sine via e-post.

Uansett er det viktig å sørge for at løsningene er tilgjengelige for alle, og at det er stringens i selskapet. Skap tydelige, enkle og åpne kommunikasjonskanaler. Dette fremmer åpenhet og oppmuntrer medarbeiderne til å ta kontakt med hverandre.

Det er viktig å være tydelig på hvordan, når og til hva kommunikasjonskanalene skal brukes. Det kan være lurt å håndtere mer formell dokumentasjon via e-post, mens mer uformell kommunikasjon gjøres via Slack eller Teams.

En intern veiledning kan bidra til å redusere forvirring om hva og hvor de ansatte skal poste innlegg. Hvis teamet ditt bruker ulike kommunikasjonsverktøy for å samarbeide (for eksempel Microsoft Teams for fildeling eller Slack for chat), bør du informere alle teammedlemmene om dette med en gang.

Sparer UCaaS penger?

Uten tvil! Det finnes mange rapporter som viser at dårlig kommunikasjon skader organisasjonen. Ifølge studien«The Poor Cost of Communications» har 400 selskaper med 100 000 ansatte et gjennomsnittlig tap per selskap på 62,4 millioner dollar per år på grunn av dårlig kommunikasjon til og mellom de ansatte. Og selv om din småbedrift er en brøkdel av størrelsen på de undersøkte bedriftene, påvirkes også din virksomhet av dårlig kommunikasjon.

Ved å minimere antall ulike løsninger og systemer blir det mer kostnadseffektivt. Å samle telefoni (fast og mobil), video- og telekonferanser, chat og diskusjonsgrupper på samme plattform betyr færre fakturaer og en smidigere og mer sømløs arbeidsdag for de ansatte. Det fører også til en inkluderende kultur, ettersom kommunikasjonen blir mer tilgjengelig for alle.

Enkelhet i teknologien er en forutsetning for at den skal fungere. Hvis det finnes for mange ulike løsninger og for høye krav til brukerens tekniske kunnskaper, er det stor risiko for at fjernkommunikasjonen mislykkes.

De fleste løsninger kommer med en kostnad som bør tas med i betraktningen. Har alle i bedriften samme type lisens? Hvordan veier du kostnad opp mot nytte? Ved å samle alle disse elementene på ett sted kan du lettere sikre at alle kommuniserer på samme vilkår og betingelser.

I tillegg er det også en økonomisk fordel for bedriftene å kunne redusere kostnadene ved alle forretningsreisene som finner sted hvert år.

Hva skjer med bedrifter som ikke har eller skaffer seg effektive digitale kommunikasjonsverktøy? Kommer de til å bli hengende etter?

På begynnelsen av 2000-tallet hadde rundt 50 prosent av svenskene tilgang til internett hjemme. I dag er tallet 98 prosent. Det betyr at nesten alle svensker kan kommunisere med hele verden med bare noen få tastetrykk. Digitaliseringen gjør også at vi kan ta med oss arbeidet hjem og være produktive på avstand. Og for de bedriftene og organisasjonene som har hengt etter, har koronakrisen vært en vekker – de har blitt tvunget til å iverksette krisetiltak og raskt implementere digitale løsninger.

Jo lenger du venter med å gjøre de endringene som kreves i en dynamisk og omskiftelig tid, jo vanskeligere blir det. Ta opp problemet. Klargjør ambisjonene. Sett rimelige forventninger. Ta utgangspunkt i å skape verdi for alle. Sett tidsfrister og jobb mot samme mål.

Kan det være en fordel fra et employer branding-perspektiv å tilby de ansatte en UCaaS-løsning?

Absolutt! Alt er i stadig utvikling, uansett bransje, spesielt i teknologiverdenen, der trendene endrer seg raskt. Mange av de tingene vi tar for gitt hjemme, ønsker vi at skal fungere på samme måte på arbeidsplassen. Yngre generasjoner kommer inn med mer «moderne» øyne. Dette legger press på arbeidsgiverne om å følge med i tiden og forstå hva de ansatte trenger for å gjøre jobben sin effektivt.

Å holde tritt med og skape de rette teknologiske forutsetningene for fremtiden er helt klart en fordel når det gjelder employer branding og å skape en attraktiv arbeidsplass. For bedrifter og organisasjoner er det avgjørende for å holde seg konkurransedyktige. Det gjør det mulig å ansette den rette personen til en rolle og til et team, i stedet for å basere seg på hvem som bor nærmest. Det gir også tilgang til ny kunnskap og mangfold.

Hvor viktig er det å ha en løsning som er åpen for integrasjoner?

I Telavox’ nylige chat med Gartner, et verdenskjent IT-analyseselskap som publiserer verdifulle rapporter om bransjen, nevnte analytikerne der at integrasjoner har blitt en av beslutningsparameterne ved valg av UCaaS-leverandør. Det er viktig at vi viser forståelse for kundenes behov – de har ofte flere plattformer for sine forretningsbehov, spesielt bedriftskunder. Det å ha flere plattformer skaper kompleksitet både for IT-ansvarlige (mange systemer å installere, lære opp brukerne i, støtte) og for brukerne som må bytte mellom ulike grensesnitt.

Hvis du vil spare tid og penger og øke effektiviteten i bedriften din, bør du ikke bytte mellom ulike apper – skaff deg en løsning som kan integreres med andre systemer i stedet!

Mange løsninger har blitt stadig mer brukervennlige, og det er bra. Men det stiller også krav til at brukerne skal kunne håndtere det meste selv. Kan dette være en ulempe for kunden?

Faktisk har Gartner nettopp tatt opp dette. De nevnte for eksempel at en av Microsofts svakheter er mangel på support. De er avhengige av at forhandlerne deres gir denne typen support til kundene sine. Noen ganger fungerer det, men det er en tredjepart og et mellomledd, som kanskje ikke alltid har like god kjennskap til produktet. Derfor kan kvaliteten på supporten variere mye.

I Telavox har vi også en Customer Operations-avdeling som har som oppgave å hjelpe kundene våre. Du får en Customer Success Manager fra starten av, som har det overordnede ansvaret for leveranse, opplæring, ledelse, utvikling og å gi kundene proaktive løsninger. Telavox’ siste kundeundersøkelse viser at servicen fra våre Customer Success Managers er den mest verdsatte tjenesten, spesielt blant store selskaper.

Har du et konkret eksempel på en kunde som har effektivisert virksomheten sin takket være UCaaS?

Ja, det finnes mange. Det som kjennetegner dem alle og har gjort dem vellykkede, er i bunn og grunn kontroll. Ved å investere i en felles kommunikasjonsplattform får du en helt annen oversikt over kostnader og organisering. Kontroll over de små endringene som ofte krever lange telefonkøer til operatørene, noe som koster både tid og penger. Du ser kollegenes tilgjengelighet – når de slutter eller begynner. Vissheten om at man kan gjøre det meste på egen hånd uten å involvere en ekstern leverandør. Det er derfor folk velger Telavox i utgangspunktet, og svaret på hvorfor vi har blitt så populære, er brukervennlighet.

Pandemien har satt fart på Gleerups digitale reise.

Selskapet Gleerups utvikler digitale verktøy og har vært kunde hos Telavox siden 2013. Elisabeth Lennartsdotter er salgs- og markedssjef i Gleerups og forteller at terskelen for å kjøre digitale møter, både interne og eksterne, forsvant raskt i vår.

«Pandemien har definitivt fremskyndet overgangen til en stadig mer digitalt drevet virksomhet. Og vi kommer nok ikke tilbake til det samme nivået av forretningsreiser som vi hadde før pandemien. De fleste av møtene våre fungerer like godt å gjennomføre digitalt.»

Elisabeth forteller at takket være Telavox var det enkelt å gjennomføre overgangen på kort tid.

«Overgangen til å flytte alle medarbeidernes kontorer hjem, eller til å dele tid mellom kontor- og fjernarbeid, har vært en veldig smidig prosess. Alle var allerede vant til Telavox. Resepsjonisten vår har skybryteren i et program på datamaskinen sin som er koblet til Telavox via skyen.»

Telavox’ skysentral gjør det enklere for Lund-bedrifter å jobbe på avstand.

For Martin Berg, CTO i programvareselskapet Lime i Lund, har det vært en lettelse å ha Telavox’ skybaserte kommunikasjonsløsning til rådighet i disse tider. Noe som han sier kan utgjøre en stor forskjell for bedrifter under koronavirusutbruddet.

«I Norden har vi kommet langt med skybaserte løsninger og er allerede vant til å jobbe eksternt. Dette gjelder også Lime Technologies’ ansatte i den grad det er mulig, avhengig av tjenesten. Men hvis vi trenger å sende alle hjem, er det ikke noe problem takket være Telavox’ skybaserte løsning. IT-avdelingen kan bruke og administrere alt på avstand, og det samme gjelder kundesupporten vår og mange andre avdelinger, sier Martin.

Det skal være enkelt å holde seg trygg.

Til tross for at Lime Technologies jobber eksternt, trenger de ikke å gå på akkord med informasjonssikkerheten, noe som er en prioritet for programvareselskaper. Martin mener det er viktig å holde en balanse og være fleksibel – de ansatte skal kunne jobbe hjemmefra og bruke de nødvendige verktøyene på datamaskinen. Han ønsker den samme tilnærmingen til kundene.

«Sikkerhet skal være enkelt, og her er Telavox på god vei. Du kan velge å logge inn via Microsoft-kontoen din, og så har vi sentralisert kontroll over hvem som logger inn, og når folk slutter, kan vi administrere det på en enkel måte», sier Martin.

Sammendrag

Det er gode grunner til at stadig flere bedrifter velger å gå over til UCaaS. Noen av de viktigste fordelene kan oppsummeres i følgende punkter:

  1. Enkel administrasjon.
  2. Brukervennlig grensesnitt.
  3. Du blir en mer attraktiv arbeidsgiver.
  4. Effektiv kommunikasjon, bedre samarbeid og åpenhet.
  5. Lavere kostnader og bedre synlighet.

Hvorfor velge Telavox som UCaaS-leverandør?

Telavox’ unike UcaaS-plattform har hatt stor innvirkning på det nordiske markedet. Løsningen består av en skysentral, mobilapplikasjon og grensesnitt med telefoni, chat, videokonferanser, statistikkverktøy og integrasjoner med andre systemer.

Telavox kan håndtere både IT og telekom og er også en av de største aktørene innen B2B-sektoren. På denne måten trenger kundene våre bare én leverandør. Vi har et sterkt fokus på mobiler for alle telefoni- og UcaaS-tjenester. Administratorer kan raskt og enkelt komme i gang med appen og administrere brukere, kostnader og datasikkerhet i én portal i stedet for å måtte logge inn i flere systemer.

Med Telavox kan brukerne dra nytte av automatisering, bedre kundeservice og effektive samarbeidsverktøy for å styrke både intern og ekstern kommunikasjon.

Dette er Telavox’ beste UcaaS-funksjoner

IP-telefoni og skybasert PBX som du enkelt kan administrere i appen.

Videokonferanser med integrert telefoni- og videokonferanseløsning. Ingen installasjon er nødvendig. Eksterne deltakere trenger ikke å installere spesiell programvare, men kan delta direkte fra nettleseren sin.

Telefonkonferanser der du enkelt kan invitere eksterne og interne deltakere.

Integrasjoner med flere Microsoft-systemer som Teams, Azure Active Directory, Power BI, Microsoft 365 samt integrasjoner med andre plattformer som Google G Suit, Freshdesk, Zendesk, Hubspot og Salesforce, blant andre.

Softphone – Bruk datamaskinen din som en telefon. Det er billig og enkelt å oppgradere!

Kontaktsenter – en enkelt app for både kundekommunikasjon og internt samarbeid. Contact Centre tilbyr funksjoner som gir kundeserviceagenter forbedret funksjonalitet, i tillegg til statistikk og avslørende data om hvordan man bedre kan planlegge bemanning og arbeidsstyrke for å møte kundenes behov.

Passivt opptak av samtaler Ta opp alle eller noen av samtalene dine via både mobil og fasttelefon.

Statistiske verktøy med sanntidsstatistikk gjør det mulig å holde oversikt over køene, noe som kan hjelpe deg med å forbedre kundeservicen.

Telavox widget maksimerer kundesupporten på nettstedet og gjør det enklere for deg å snakke med kundene dine.

Internasjonale nummer: Telavox kan tilby nummer i over 65 land og på mer enn 10 000 steder ved hjelp av globale partnere. Dette kan ytterligere forbedre den enhetlige opplevelsen av en løsning på tvers av organisasjonen.

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.