Derfor trenger du en enhetlig telefoniløsning for hele Norden

Seksjoner

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

De av dere som har kontorer i flere land, vet at det ofte kan være en utfordring å samarbeide på tvers av landegrensene. Med forskjellige telefonoperatører og ulike bedriftsnett systemer er det nesten umulig å holde oversikt over hvem som jobber med hva på den andre siden av havet. Med en enhetlig telefoniløsning som samler alle kommunikasjonsbehovene dine på én plattform, slipper du å måtte forholde deg til dusinvis av ulike fakturaer, kontaktpersoner og supportnumre.

Innledning

I denne guiden forteller vi deg hvordan du kan redusere de dyre telefonikostnadene og øke den interne effektiviteten ved å implementere en felles plattform for hele organisasjonen – uansett om du sitter i London, Göteborg eller Åbo. Og du vil få en hel haug med mer fornøyde kunder på kjøpet!

Fugleperspektiv av armene til fire personer i et møterom

Samarbeid på tvers av landegrensene – en historisk utfordring

Bedrifter i flere nordiske land har historisk sett jobbet i separate siloer når det gjelder kommunikasjon – både internt og med kundene sine. Det eneste de har hatt felles, er domenet og den samme e-posthåndteringen. Ellers har kommunikasjonen vært helt separat i hvert land, med unike operatører og telefonsentraler for hvert marked.

Ansatte i disse selskapene, som sjelden har hatt noe mer enn en e-postadresse og et telefonnummer til kolleger på den andre siden av grensen, har måttet finne seg i situasjonen. Direkte kontakt er vanskelig når man ikke vet om kollegaen er i lunsjpause, i møte eller ute for dagen – og tidsforskjellene gjør det ikke enklere! Distansen har vært et faktum når man ikke har oversikt over hvem som har samme rolle som en selv i Danmark eller Finland, særlig når man bare møtes til kick-off én gang i året.

Med flere leverandører i hvert land der selskapet har virksomhet, har det også blitt svært mange elementer å holde styr på når det gjelder ansvar, rutiner og kostnader. Ikke bare må IT-sjefen eller kunden holde styr på flere systemer – de har også fakturaer fra ulike kilder, ulike kontaktpersoner og flere supportkanaler å forholde seg til. Det er vanskelig å få oversikt – og det er en oppskrift på problemer!

Moderne kommunikasjonsplattformer er skybaserte

Det er lenge siden det ble ansett som lønnsomt å kjøpe et fysisk system som skulle kobles til og vedlikeholdes mellom ulike land. Den moderne måten å kjøpe PBX-tjenester på i dag er å velge en pålitelig, omfattende leverandør som er oppdatert med de nyeste funksjonene og vet hva nordiske virksomheter trenger. Med en skybasert tjeneste har du alltid tilgang til ny utvikling og teknologi, uten at du trenger å be om det. I dag streber alle telefonileverandører etter å hele tiden tilby kundene sine det aller nyeste – og det aller nyeste er i skyen!

Ved å integrere telefoni- og sentralbordsystemer med andre verktøy, som for eksempel Microsoft, er det også mulig å effektivisere arbeidet ytterligere. Med kalenderen synkronisert trenger den aldri å ringe igjen midt i et pågående møte, og når du har CRM-systemet ditt knyttet til sentralbordet, kan du umiddelbart se hvilke pågående dialoger eller tidligere utfordringer en kunde som ringer inn, har.

Lesetips: Derfor valgte fintech-selskapet Iynett å integrere CRM med vekslingstjenesten

Kundetilfredshet avhenger av et harmonisert system

Hvis du ikke har en god digital plattform i hele Norden, risikerer du ikke bare å mislykkes i den interne kommunikasjonen, men det kan også påvirke den generelle kundetilfredsheten. Med en helhetlig løsning er det like enkelt å få hjelp fra en kollega i Bergen som det ville vært om vedkommende satt ved siden av deg på kontoret i Stockholm. For en kunde som ringer inn til bedriftens sentralbord, er viderekoblingen i stor grad en faktor som avslører om dere virkelig har et øye på hverandre i bedriften – eller om dere opptrer i hver deres silo. Et felles system betyr at alle har tilgang til informasjon om kundene – uavhengig av hvem de har snakket med før eller i hvilken kanal.

Skaper synergier mellom landene

Når kontorene er på samme nivå, er det også en stor mulighet til å sammenligne effektiviteten, land for land eller avdeling for avdeling. Det er lettere å måle resultater og behov i de samme lokalene på en felles plattform – en stor fordel for å bemanne riktig på tvers av kontorene, for eksempel.

Lesetips: Siedle Nordic: «Vi har nå én felles sentralbordtjeneste for alle nordiske land»

Telefoni og sentralbord som knytter kontorene sammen

Videosamtaler, e-post og tekstmeldinger er vel og bra, men det som alltid har vært viktigst for effektiv, tydelig og direkte kommunikasjon, er telefonsamtalen! Med en felles plattform der telefon og sentralbord er en grunnleggende del av virksomheten, blir det enkelt å utvikle kommunikasjonen i flere retninger – både internt og med kundene.

Mange i den yngre generasjonen foretrekker å chatte med bedrifter som et første steg i kommunikasjonen. Det er enkelt å sende en Facebook-melding for å spørre om en faktura, og det er enklere å chatte med kundestøtte hvis man har problemer med å logge inn et sted. Jo mindre problemet er, desto raskere forventer du å få hjelp. Kommunikasjon skjer på kundens premisser, og det er viktig å ikke avvise sosiale medier, chatbots eller selvbetjeningsportaler bare fordi bedriften ikke er komfortabel med disse kommunikasjonskanalene. En felles digital skyplattform for kommunikasjon gir gode muligheter til å ta i bruk nye kanaler – uten å måtte utvikle noe på egen hånd.

En enkelt AD for fullstendig oversikt

I et omfattende AD (Active Directory) kan du enkelt samle informasjon om alle bedriftens medarbeidere – på tvers av alle land. Her legger du inn alle ansattes kompetanse, avdeling, tittel, nærmeste leder, kostnadssted og ansvarsområder – en komplett liste, rett og slett. Med et velfungerende AD får du en master for alle bedriftens ansatte, som også synkroniseres med andre nødvendige systemer og verktøy i bedriften.

Et AD ligger vanligvis i Microsoft-miljøet, noe som gjør det enkelt for eksterne leverandører å koble seg til det. Både telefon- og lønnssystemet henter all informasjon herfra, og de ansatte slipper å gå til flere steder for å oppdatere opplysningene sine.

Tilrettelegging for språklige forskjeller

Kulturforskjeller er også mye enklere å overkomme når dere kan nå hverandre direkte på mobiltelefonen. Lokale titler kan for eksempel være svært vanskelige å oversette – noe som kan føre til at oppgaver og ansvarsområder blir uklare. I verste fall har du i Sverige ingen anelse om hva myymäläpäällikkö* betyr, noe som betyr at kollegaen din på den andre siden av Åland kan få feil samtale koblet til seg.

Med en felles løsning er dette et enkelt problem å løse. Hver person tildeles ulike titler i systemet avhengig av hvilket språk som er valgt, og det er enkelt å søke på tvers av kompetanser. Neste gang det er på tide å koble en samtale eller samarbeide om en oppgave, er det enkelt å finne riktig person på første forsøk!

*butikksjef

Spar store kostnader med samme system

Å gå over til ett felles telefoni- og sentralbordsystem for alle kontorene gir store kostnadsfordeler for hele organisasjonen. Her er fire viktige elementer:

1. Én leverandør i stedet for 15

Hvis dere tidligere har hatt separate telefonisystemer i hvert land, er det ikke uvanlig at dette har krevd ulike operatører samt mobil- og fastnettleverandører. Ved å anskaffe en felles kommunikasjonsplattform via én leverandør kan du spare mye administrasjon rundt fakturaer, dialog og support – og dermed også store penger.

2. Fastprisabonnementer for alle land.

I Sverige har det lenge vært vanlig å ta samme pris uansett hvilket telefonnummer du ringer til innenlands. Å ringe en kollega i Danmark eller Norge har imidlertid blitt likestilt med utenlandssamtaler – selv om dere tilhører samme selskap. Med ett felles sentralbord får du alle numrene dine under én og samme avtale og slipper ekstra kostnader for samtaler over landegrensene.

3. Gratis samtaler i hele Norden

I tillegg til at du og kollegene dine kan ringe hverandre gratis, gir en delt PBX deg også gratis samtaler til hele Norden, også utenfor bedriften din, når du ringer til fasttelefonnumre eller mobilabonnementer.

4. Kontinuerlige oppgraderinger av sentralbordet

Med en skytjeneste slipper du å holde deg oppdatert på de siste nyhetene selv, og du trenger ikke å betale for å få nye funksjoner på plass. I stedet er dette inkludert i kontrakten, og leverandøren sørger for at du alltid har det nyeste.

Oppsummert: 5 fordeler med en felles kommunikasjonsplattform

Oversikt for administratorer. Når alle ansatte er koblet til samme system, trenger du bare å legge inn og oppdatere data på ett sted.

Én og samme avtale for hele Norden. Én leverandør for både telefoni og sentralbord betyr at du får både én faktura og én kontaktvei.

Sjekk kollegene dine i sanntid. På mobiltelefonen eller datamaskinen din kan du se nøyaktig når kollegene dine er tilgjengelige, både lokalt og i andre land.

Synkroniserte verktøy. Ved å koble CRM og andre forretningssystemer til telefonsystemet samler du ikke bare kommunikasjon, men også arbeid, på ett sted.

Fornøyde kunder i hele Norden. Alle problemer løses mer effektivt når dere har kontakt med hverandre internt, noe som betyr at kundene får hjelp raskere.

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.