4 enkle trinn til vellykket bedriftstelefoni

Seksjoner

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Telekommunikasjonsbransjen har endret seg drastisk de siste årene. Hva som anses som essensielt i dag, er noe helt annet enn for bare noen få år siden. Denne guiden viser hva god telefoni bør inneholde – og hvordan en suveren løsning kan forbedre kundeopplevelsen!

Innledning

Det har skjedd enormt mye i telekombransjen de siste årene, så mye at det kan være vanskelig å henge med! Fasttelefoner er mer eller mindre passé i disse dager. Men ikke vær redd – vi sier ikke at du må slutte å ringe over telefonnettet og rive ut kablene til fasttelefonene. Den eksisterende telefoniinfrastrukturen kan enkelt tilpasses for å integrere andre, mer moderne systemer.

I dag er mobiltelefonen førstevalget for kommunikasjon i takt med at vi i stadig større grad er på farten og arbeidsplassene har blitt mer fleksible. I tillegg til dette er det en rekke andre elementer som kreves for å bygge et godt fundament for bedriftens telefoni. I denne guiden skal vi se nærmere på hva som inngår i en velfungerende telefoniløsning, og hvordan en god løsning også kan forbedre bedriftens kundeopplevelse!

Kvinne med hodesett i kontormiljø.

Slik definerer du vellykket bedriftstelefoni

I dag er en smart, skybasert PBX fundamentet i en velfungerende kommunikasjonsplattform. Den integrerer tradisjonell telefoni med IP-telefoni, CRM, IVR og mye mer. I dag får du mye mer valuta for pengene når du investerer i telefoni, noe som også gjør at du kan levere bedre verdi til kundene.

Smart telefoni defineres av en rekke faktorer som er felles for alle digitale tjenester i dag. Så hva betyr egentlig vellykket bedriftstelefoni? Her er fem egenskaper vi mener er de viktigste:

1. Brukervennlig

Teknologien skal forenkle interne prosesser med et enkelt og smidig grensesnitt. Ingen skal behøve å tenke på hvor eller hvordan de inviterer til en konferansesamtale. Det skal være så brukervennlig at det er en selvfølge.

2. lett å forstå

Alle må forstå plattformen. Det skal ikke spille noen rolle hva slags teknisk kunnskap du har, for en smart telefoniløsning er en løsning som ikke krever en komplisert manual. Det er en løsning som tilbys av en leverandør som tar seg av det hele og leverer et ferdig produkt som du bare trenger å installere – og så er du ferdig!

3. integrerbar

For å kunne tilby kundene en best mulig totalopplevelse, er den optimale løsningen å integrere PBX med IP-telefoni, CRM og andre tjenester. Vi beskriver dette i mer detalj nedenfor!

4. Fleksibel

I en tid der fjernarbeid blir stadig mer populært, er det ingen vits i å kjempe mot det, men heller tilpasse seg det. Medarbeiderne i bedriften din vil etterspørre en mer fleksibel arbeidssituasjon, og for å imøtekomme dette på best mulig måte bør du sørge for at også telefonien er tilpasset dette.

En skybasert løsning vil gi stor merverdi for bedriften, enten det gjelder de som jobber i resepsjonen eller som selgere. Når kundeserviceavdelingen kan gi profesjonell support fra hjemmekontoret og IT-medarbeiderne kan gjøre feilsøkingen på bussen, er halve slaget allerede vunnet.

5. Villig til å samarbeide

Hvis all telefoni i bedriften administreres i én og samme app, blir det mye enklere for ulike avdelinger i bedriften å kommunisere med hverandre. Det kan dermed muliggjøre et sterkere samarbeid mellom for eksempel salgs- og kundeserviceavdelingene.

Bruk bedriftstelefoni på riktig måte

Det viktigste for medarbeiderne er å ha de riktige verktøyene til riktig anledning, og at metodene og tilnærmingene de bruker, er etablerte og hensiktsmessige for arbeidet deres.

Samler all telefoni i én app

I dag trenger vi apper til alt, og det gjelder også for telefoniløsninger. Smart, digital telefoni bør utelukkende administreres via en app for å gjøre arbeidet så smidig som mulig. Det betyr at du kan jobbe på jobbdatamaskinen på kontoret eller hjemme, eller hvorfor ikke på mobiltelefonen på vei til et kundemøte? For å oppnå maksimal effektivitet bør du kunne styre sentralbordet, sette over samtaler, ringe internt og eksternt, chatte med kolleger og mye mer – alt i én og samme app.

Mobil eller fast nummer?

Mange i næringslivet kan klare seg med en mobiltelefon og et nummer, mens noen, for eksempel salgs- eller kundeservicepersonell, kan ha nytte av et fast nummer knyttet til en bordtelefon. Dette er hovedsakelig for å gi et mer profesjonelt inntrykk, ikke for funksjonalitetens skyld.

Det samme gjelder selskapets hovednummer. Det er fortsatt bra å ha et fast nummer som kunder med mer generelle spørsmål kan ringe. For de ansatte er det imidlertid viktigst at de kan ringe når og hvor de vil. Selv om en selger har to numre, kan han eller hun svare på hvilken som helst enhet – og hvis de ønsker å ringe fra appen på datamaskinen eller fra telefonen, kan de gjøre det også.

Chat og videokonferanser

For å møte økningen av fjernarbeid er det behov for smarte verktøy for å etablere effektivt samarbeid. Hybridmøter, der noen deltar hjemmefra og andre fra kontoret, har økt betraktelig. Derfor bør du vurdere å utarbeide en strategi for videosamtaler og investere i et videokonferanseverktøy som sikrer utmerket lyd- og videokvalitet. Les mer om Telavox’ videokonferanseverktøy her.

En tydelig trend som har akselerert siden pandemien, er at kundene dine stiller høyere krav til hvordan og når de skal kontakte deg. Det er ikke nok å bare ha bedriftstelefoner, men kombinert med e-post, sosiale medier og en live chat er du klar!

Mann med briller skriver på tastatur mens han holder et gammeldags telefonrør mot skulderen.

Styrk kundeopplevelsen i fire trinn

Så hvordan kan smart, tilpasset telefoni ikke bare hjelpe dere med å samarbeide mer effektivt innad i bedriften – men også gi kundene en bedre opplevelse når de kontakter dere? Det er faktisk ganske enkelt å oppnå ved å se på følgende ting:

1. Vær tilgjengelig i de kanalene kundene dine er aktive

I dag skal det være enkelt å kontakte bedrifter, og kundene forventer å kunne gjøre det på en rekke ulike måter, for eksempel via telefon, e-post og chat. Dagens økte krav til tilgjengelighet betyr også at du må sørge for at kundene dine kan nå deg akkurat når de trenger det. En måte å skape en sømløs måte for kundene å kontakte deg på, uavhengig av hvilken plattform de bruker, er gjennom omnikanal. Les mer om omnikanal og hvordan et kontaktsenter kan forbedre kundeopplevelsen i guiden vår.

Hvis bedriften har et hovedtelefonnummer, bør det være tydelig når du faktisk kan nås på dette. Mange bedrifter velger å kun henvise til en e-postadresse, men for å være tilgjengelig for så mange som mulig må man tilpasse seg mer enn det. Derfor er det lurt å ha et hovednummer (eller beholde det dere har i dag) som alle kan ringe, uansett hva det gjelder. Mange synes det er enklere å stille et spørsmål muntlig, og hvis du ikke har den muligheten, kan du gå glipp av potensielle kunder og miste eksisterende kunder.

2. Møt kundenes økende krav til tilgjengelighet med IVR

For å få den mest personlige kundeopplevelsen bør du ha en IVR-funksjon implementert. Det kan være en stemme som forteller innringeren hvilke telefontider selskapet har, eller hvilke valg vedkommende kan gjøre avhengig av saken.

Talsvar kan også være nyttig for ansatte, for eksempel hvis de er på ferie, syke, i møter eller har gått for dagen. Kundene blir mer fornøyde hvis de får vite at en bestemt person slutter klokken 16.00 hver dag. Da vet de med en gang at det er smartere å prøve igjen tidligere på dagen enn å prøve å ringe på samme tidspunkt uten å få tak i vedkommende.

3. Integrer sentralbordet med CRM-systemet ditt og øk kundetilfredsheten

For å få en komplett kundeopplevelse bør CRM-systemet være integrert med telefonien. Hvorfor bør det være det? Fordi det ikke bare kan gjøre kundestøtten mer effektiv og lønnsom – men også kundene mye mer fornøyde.

Så snart en eksisterende kunde ringer inn, får supportmedarbeiderne nemlig opplysningene deres med en gang. De har umiddelbar tilgang til all informasjon de trenger for å kunne hjelpe kunden raskt. Ikke bare kan de se kundenummer, personnummer osv., men de kan også se hva kunden har kjøpt, og om det finnes tidligere saker i arkivet.

4. Invester i riktig antall brytere

Ingen ønsker å stå i kø eller bli sendt rundt mellom en rekke ulike menyer. Helst vil man komme gjennom med en gang, og bli koblet til rett person med en gang. De fleste synes imidlertid det er greit å stå i kø en stund – så lenge de havner på rett sted når de først får snakke med noen. De fleste føler også at det føles bedre å stå i kø (og hele tiden bli oppdatert på hvilken køplass man har) enn at det er opptatt slik at man må ringe om og om igjen.

Tips: Se på presset på bedriftens nåværende sentralbord. Hvis innringerne ofte står lenge i kø, bør du vurdere å skalere opp til flere sentraler.

Enhetlig kommunikasjon i et omnikanal-kontaktsenter

En smart måte å forbedre kundeopplevelsen på er gjennom kontaktsenteret. Mange kontaktsentre har i dag omnikanal som en måte å oppnå sømløs kommunikasjon på tvers av alle kanaler – på alle enheter. Kundene dine er travle og ønsker å kunne ta kontakt når de vil og på den plattformen de er aktive på.

All tale- og tekstbasert kommunikasjon samles i én visning, noe som gjør det enklere for saksbehandlerne å løse saker og redusere interne feil. Kundene får også en konsekvent brukeropplevelse på tvers av alle enheter og kanaler. For å skape en moderne og personlig kundeopplevelse er omnikanal veien å gå for alle kontaktsentre.

Se trender og samle inn statistikk fra kontaktsenteret ditt

En avgjørende faktor for å forbedre kommunikasjonen og telefonien er å følge med på målinger og statistikk. Studer kundene dine og lær av atferden deres, og juster deretter, hvis det er mulig. Vi anbefaler at du ser på tall som » first-contact-resolution » for å se hvor ofte medarbeiderne dine løser et kundeproblem på første forsøk.


Det er også viktig å ha oversikt over kontaktsenteret ditt. Hvor mange samtaler venter på å bli besvart? Hvor lenge må den gjennomsnittlige innringeren vente? Hvor mange agenter er tilgjengelige for å ta imot samtaler? Ved å gjennomgå situasjonen kan du tilpasse deg for å sikre at tjenesten er så effektiv som mulig.

Hva kan Telavox gjøre for deg og din virksomhet?

Telavox var en av verdens første leverandører av IP-telefoni, og vi jobbet i skyen allerede i 2002. Moderne, smart bedriftstelefoni har alltid vært en del av vårt DNA. Vi streber etter å hjelpe kundene våre med å kommunisere bedre gjennom god funksjonalitet og fleksibilitet.

Våre integrasjoner

Ved å koble de ulike verktøyene dine til hverandre sikrer du bedre arbeidsdager for de ansatte og effektiviserer arbeidsflyten. Det er enkelt å integrere favorittverktøyene dine med Telavox, for eksempel:

Smarttelefon som viser Microsoft Teams-appen med snakkebobler rundt bildet.

En av de integrasjonene kundene våre setter mest pris på, er med Microsoft Teams. Med telefoni i Microsoft Teams er det enkelt å holde kontakten til enhver tid, uansett hvor kollegene dine befinner seg. Les mer om vår integrasjon med Microsoft Teams.

Statistikk i sanntid

Dette er drømmefunksjonen for alle teamledere der ute. En effektiv måte å samle innsikt på uten å måtte legge til nye beregninger. Du får en tydelig oversikt over:

  • Antall anrop i kø.
  • Gjennomsnittlig ventetid.
  • Antall agenter i samtaler og hvilke som er tilgjengelige.
  • Tilgjengelighetsfunksjon – du kan se om noen er i lunsjpause eller hjemme og syke.

Telavox kontaktsenter

Omnikanal-kommunikasjon er tilgjengelig som en tilleggsfunksjon i vår kontaktsenterløsning. Den samler all informasjon om kundene dine på ett sted, uavhengig av hvilken kanal de bruker for å kontakte deg. Hvis du bruker den effektivt, trenger ikke kundene å gjenta et spørsmål til kundestøtte igjen, og det ville jo være fint, ikke sant?

Call Centre Pro

Call Centre Pro er en tilleggstjeneste som styrker sentralbordtjenesten din med utvidede statistikk- og køfunksjoner. Hvem er det for? Alle som bruker et kontaktsenter og ønsker å forbedre sin håndtering av samtaler og statistikk!

Takk for at du leser guiden vår!

Det er alle tipsene vi har akkurat nå om hvordan du kan oppnå suksess med bedriftstelefoni. Men akkurat som telekomverdenen selv, er vi i Telavox i stadig utvikling. Fordi UCaaS-løsningen vår er utviklet internt, er vi alltid på utkikk etter måter å forbedre den på for å gjøre det enklere for kundene dine å kommunisere med deg – og for de ansatte å kommunisere med hverandre.

Hvis du er interessert i å lese mer om trender innen telekom, kan du ta en titt på hva vår produktsjef Tor Blomdell har å si om temaet. Og hvis du er interessert i å vite mer om oss i Telavox og hvilke løsninger vi kan tilby deg, ikke nøl med å ta kontakt! Bedriftstelefoni har endret seg mye de siste årene. Her er de aktuelle trendene og funksjonene som din bedriftstelefoni må ha.

Kom i gang med Telavox i dag!

Snakk med en av våre eksperter, eller kjøp nå og opplev ubegrensede bedriftssamtaler.

Företagstelefoni

Växel och plattform

Resurser

Bedriftstelefoni

Mobilt bedriftsnett

Ressurser