Et skybasert bedriftsnett er et mobilt sentralbord som er mye mer enn bare teknologien som kobler bedriftens telefonsamtaler. Med et skybasert bedriftsnett får bedriften din én løsning for all kommunikasjon: fra chat og telefoni til konferansesamtaler og video.
Et skybasert bedrfitsnett
Et skybasert eller virtuelt bedriftsnett er en moderne løsning som håndterer bedriftstelefoni. I motsetning til eldre versjoner er det ikke fysisk bundet til sentralutstyr, men det inneholder alle telefonifunksjoner som tradisjonelle, fysiske sentralbord tilbyr – i tillegg til en mengde kraftfulle digitale kommunikasjonsverktøy som kun er mulige takket være skyen.
Dagens skybaserte bedriftsnett inneholder et stort utvalg av kommunikasjonstjenester – fra digitale tale- og videosamtaler, konferansegrupper, SMS, og tale- og videomeldinger, til telefonsvarere som transkriberer alle meldinger til e-post, og mye, mye mer.
Hvordan fungerer et skybasert bedriftsnett?
Et skybasert bedriftsnett bygger på programvare i skyen. Du kan ringe og ta imot samtaler ved hjelp av IP-telefoni (VoIP). Det fungerer akkurat som om sentralbordet var fysisk plassert på kontoret ditt, bare at du slipper å sette av plass til en fysisk hussentral.
Den største fordelen med et skybasert bedriftsnett er den betydelige kvalitetsforskjellen på selve tjenesten. Leverandøren din kontrollerer, vedlikeholder og oppdaterer tjenestene kontinuerlig i skyen, noe som gjør at du alltid har tilgang til den aller nyeste teknologien og de nyeste funksjonene.
Smarte funksjoner i et skybasert bedriftsnett
Et godt skybasert bedriftsnett inneholder en rekke smarte funksjoner som gjør arbeidsdagen enklere og mer effektiv, og som forbedrer kommunikasjonen med kundene.
Noen smarte funksjoner i et skybasert bedriftsnett:
- Status – sett opp profiler slik at du alltid vet når kollegene dine er tilgjengelige, og de kan på sin side se om du for eksempel er til lunsj eller på kontoret.
- Tale- og videosamtaler – ring kolleger eller organiser en videokonferanse med kunder.
- Direktemeldinger – styrker det interne samarbeidet ved at dere enkelt og raskt kan skrive til hverandre internt.
- Status og fraværsmarkering – Når du har hendene fulle på jobb, er det vanskelig å ha full kontroll på telefonen. I travle perioder forenkler det hverdagen enormt om noen andre kan ta samtalene for deg. Ved å sette en fraværsmarkering kan du enkelt styre egne samtaler og sette over personen som ringer til en ledig kollega.
- Tastemeny og talesvar (IVR) – For deg som driver hotell eller kafé, er talesvar (IVR) ideelt for å sette opp smarte tastemenyer. Ved å la den som ringer velge mellom for eksempel «tast 1 for å bestille bord» eller «tast 2 for å bestille hotellrom», sparer både du og kundene tid ved at gjestene raskt når riktig person. Husk også å spille inn en hyggelig velkomstmelding som spilles av dersom alle linjer er opptatt og ingen kan svare.
- Samtaleopptak – En svært verdifull funksjon for en supportavdeling er samtaleopptak. Dere kan enkelt spille inn alle samtaler, som deretter kan brukes som dokumentasjon eller som opplæringsverktøy for nyansatte.
De 8 viktigste fordelene med et skybasert bedriftsnett
1. Enkelt å skalere opp og ned
Fysiske sentralbord er per definisjon begrensede. Hostede og lokale plattformer krever at du investerer i maskinvare og fast infrastruktur på forhånd. Dette gir deg begrenset kapasitet, noe som gjør det vanskelig å håndtere midlertidige topper i pågangen. Det er også vanskelig å skalere opp eller ned antallet brukere.
Et skybasert bedriftsnett bygger i stedet på programvare i skyen, der kapasiteten er praktisk talt ubegrenset. Leverandøren din kan derfor tilby mer enn nok nettverkskapasitet slik at det alltid er god dekning for deres behov. Et moderne skybasert bedriftsnett med en lisensbasert forretningsmodell gjør at du raskt kan redusere utgiftene dersom virksomheten må nedskalere antall ansatte. I tillegg slipper du kostnadene til maskinvare som fysiske sentralbord medfører.
2. Du sparer penger
Det fleksible og skalerbare bedriftsnettet gjør at du kun betaler for akkurat den kapasiteten du trenger. Du kan enkelt legge til eller fjerne tjenester for ansatte, og betalingen skjer i form av lisenser som enkelt kan avsluttes, fryses eller flyttes mellom brukere.
I tillegg til at du slipper store engangssummer for maskinvare eller infrastruktur, vil du også senke de totale kostnadene generelt. Skybaserte leverandører kan holde prisene nede fordi de kjøper ressurser i bulk til betydelig lavere beløp, og i tillegg vedlikeholder plattformene sine på en mer kostnadseffektiv måte.
3. Enkel å administrere og brukervennlig
Et skybasert bedriftsnett tilpasses enkelt dine behov, og siden det er virtuelt, kan du ringe og ta imot samtaler akkurat som om sentralbordet var fysisk plassert på arbeidsplassen – men uten at du trenger å drifte det selv. Siden et moderne skybasert bedriftsnett er bygget for selvbetjening, har du full kontroll til enhver tid og kan utnytte statistikk fra bedriftsnettet på best mulig måte.
4. Programvaren oppdateres kontinuerlig – du trenger ikke å utføre vedlikehold
Du kan være trygg på at programvaren din oppdateres kontinuerlig. Oppdateringer vises automatisk på systemet ditt, og du har alltid tilgang til den nyeste og beste versjonen av programvaren.
5. Enkelt å integrere med andre systemer som CRM
Med et skybasert bedriftsnett blir det også betydelig lettere å integrere tjenestene dine med andre skybaserte applikasjoner du bruker. Du kan for eksempel koble bedriftsnettet til kalenderen eller integrere IP-telefoni, CRM og kundestøtte med hverandre. Et skybasert bedriftsnett er rett og slett en moderne hub for kommunikasjon og samarbeid som gir bedriften din tydelige konkurransefordelar.
6. Det fremmer internt samarbeid og øker produktiviteten
Med et virtuelt bedriftsnett får teamet ditt også bedre forutsetninger for internt samarbeid, og du vil oppleve høyere produktivitet. Ved hjelp av en rekke funksjoner som chat, videokonferanser og integrasjoner med andre systemer, blir arbeidsdagene både enklere og mer effektive.
Riktig valg av et virtuelt bedriftsnett gjør det enkelt å håndtere den interne kommunikasjonen. Tilpass din egen tilgjengelighet, få enkel tilgang til kollegaers kontaktinformasjon og chat med medarbeidere.
7. Du tilbyr bedre kundeservice
Du får mer fornøyde kunder! Hvordan? Jo, med smart fraværsmarkering og interaktivt talsvar (IVR) får kundene dine raskere og bedre hjelp, samtidig som de havner direkte hos riktig person. Og om det ikke er noen til stede som kan ta imot samtalen akkurat da, er det enkelt å stille inn og aktivere riktig talsvarmelding som gir beskjed om hva som gjelder.
8. Tilrettelegging for fjernarbeid
Siden et skybasert bedriftsnett er mobilt, kan du og dine medarbeidere svare på telefonen og sette over samtaler enten dere er på farten, jobber hjemmefra eller står i lunsjkøen. Et virtuelt bedriftsnett gjør det altså smidig å jobbe på hjemmekontor eller mens man er på reise. Et skybasert bedriftsnett gir deg frihet ved at alle bedriftsnett-funksjonene finnes direkte på mobilen. Du kan endre åpningstider, justere din tilgjengelighet og viderekoble samtaler. Det forenkler arbeidsdagen din uansett hvor du befinner deg – enten det er fra hjemmekontoret eller på toget.
Sammendrag
Et skybasert bedriftsnett er noe bedrifter i alle størrelser trenger i dag. Du kan arbeide mer fleksibelt og effektivt, forbedre kundeopplevelsen og ta i bruk en mengde smarte funksjoner for å styrke virksomheten. Du får også full kontroll over telefonien din. Du bestemmer selv hvilket nummer som skal vises når du ringer, og hvilket eller hvilke numre du kan treffes på. Er du borte på oppdrag, kan du på forhånd stille inn hvilke samtaler du vil ta selv, og hvilke som skal viderekobles til en kollega. Mulighetene er i prinsippet uendelige.