"Vi har spart mye tid da jeg ikke har trengt å være drivende i prosjektene. Det har Telavox tatt seg av."
Ulf Ståhl
IT-sjef i AniCura
Om selskapet
«AniCura er en familie av fremstående dyresykehus og klinikker spesialisert på kjæledyr. Selskapet oppsto ut fra ideen om å skape en bedre dyrehelsetjeneste med felles ressurser, og ble grunnlagt i 2011 som den første sammenslåingen av dyresykehus i Norden. Selskapet tilbyr et bredt utvalg av medisinske og kirurgiske tjenester.»
I Europa finnes det 350 dyreklinikker og dyresykehus som skaper trygghet for dyreeiere gjennom høy tilgjengelighet og pasientsikkerhet. Selskapets 7 500 engasjerte medarbeidere tar hvert år hånd om tre millioner pasienter.
Utfordringen
AniCura er et imponerende konsern spredt over 45 ulike steder i Sverige, og 40 i Norge. I 2017 gjennomførte de et IT-prosjekt der målet blant annet var at mottakene i større grad skulle kunne samarbeide mer effektivt.
«Vår visjon er å kunne hjelpe hverandre mellom regionene. Har vi spesialister tilgjengelige i én region, men ikke i en annen, skal vi enkelt kunne henvise dit», sier Ulf Ståhl, IT-sjef i AniCura.
Ulike koblingsløsninger i hver region
AniCura hadde i stor grad forskjellige telefoniløsninger i hver region. Under prosjektet ba de både store og små klinikker om å utarbeide en kravspesifikasjon.
«Vårt mål var at alle skulle samles under én løsning. Dette forenkler samarbeidet mellom klinikkene og er mer kostnadseffektivt», sier Ulf.
Ulf Ståhl, IT-sjef i AniCura, sier at han har kunnet overlate mye av det operative arbeidet til Telavox, slik at han kan fokusere på kjernevirksomheten og det strategiske arbeidet. Fotograf: Daniel Nilsson
Sammenlignet med mange telefonileverandører
Før den store planen kunne iverksettes, gjennomførte AniCura en avansert evaluering av forskjellige telefonileverandører. De hadde en del krav: Finnes det integrasjonsmuligheter til andre systemer? Hvordan er grensesnittet? Er appen intuitiv og brukervennlig?
«AniCura la også stor vekt på leverandørens engasjement under prosessen – var de tilgjengelige? Og hvilken tilnærming og strategi hadde leverandøren når det kom til implementering og opplæring i systemet? Det var et viktig kriterium å få støtte under overgangen», sier Ulf.
Det mest essensielle for Ulf var at leveransen skulle gå så smertefritt som mulig.
«Det skaper en trygghetsfølelse for de ansatte. Telefonien må fungere når bekymrede dyreeiere ringer oss. Og førsteinntrykket er avgjørende.»
Store besparelser ved å bytte til nettskyen
Etter AniCuras leverandørevaluering falt valget på en som skilte seg ut.
«Vi tok utgangspunkt i tre typetilfeller, både små og store klinikker, og undersøkte hvor mye de ringte og så videre. Vi så på kostnadene ved å oppgradere de gamle løsningene med nytt utstyr og skytjenester. Til slutt valgte vi Telavox, som var best på pris. Vi så en stor besparelse i å flytte alt til skyen, og Telavox’ løsning ga mest for pengene», sier Ulf.
Løsningen
Ulf er svært fornøyd med arbeidsprosessen fra gamle sentralbordssystemer til skybaserte tjenester.
«Omstillinger er alltid krevende for folk. Selv om det gamle ikke er perfekt, vet man i det minste hvordan det fungerer. Vi har fått mye hjelp og støtte fra Telavox. De ga medarbeiderne våre opplæring i systemet, og om noen har ønsket en repetisjon, har det aldri vært noen problemer», sier Ulf.
Proaktiv og engasjert leverandør
Ulf sier at prosjektet hadde vært massivt om ikke Telavox hadde hatt så proaktive og engasjerte prosjektledere og selgere som sørget for at alle fikk det de trengte – mobiltelefoner eller også softphones? Hvilke tekniske løsninger passer for den enkelte klinikk? Hvordan ser wifi-nettet ut?
«Vi har spart mye tid siden jeg ikke har trengt å være drivende i prosjektene. Det har Telavox tatt seg av. Vi har i stedet kunnet konsentrere oss om strategi og det å være gode bestillere. Alle de 45 klinikkene i Sverige skulle kontaktes og onboardes. Vi kunne bare si til vår Project Manager, Morgan Arnhed, at nå er det Södertälje sin tur. Da ringte han klinikksjefen, stilte de riktige spørsmålene og rapporterte tilbake til oss», sier Ulf.
Resultatet
Siden AniCura gikk over til Telavox, sier Ulf at de har spart anselige summer penger og tid.
«Jeg estimerer at vi har redusert våre telefonikostnader med cirka 30 prosent», konstaterer Ulf.
Det finnes ingen mellomledd
Ulf setter pris på at Telavox utvikler alt selv og derfor kan være mer fleksible overfor kundene.
«Det er fantastisk at vi kan ha en dialog direkte med de som utfører jobben, uten noen mellomledd. Da jeg besøkte Telavox, fikk jeg snakke direkte med utviklingsavdelingen. Muligheten for integrasjoner er viktig for oss – for eksempel å kunne integrere journalsystemene våre med Telavox-appen. Foreløpig har vi ingen spesialbygde integrasjoner, men jeg vet at det er mulig», sier Ulf.
Fra sin personlige Project Manager får de også tips om hvordan de kan ivareta kundenes behov.
«Jeg hadde en diskusjon med vår Project Manager, Morgan. Hvordan vi kan bruke statistikkverktøyet til å planlegge bemanning? Er det mange samtaler i løpet av en langhelg? Hvor lange er samtalene? All denne dataen bruker vi slik at vi har riktig antall medarbeidere på plass som kan møte våre kunders behov», sier Ulf.
Sparte både penger og tid
Ulf kan varmt anbefale Telavox til andre bedrifter.
«Vi er veldig fornøyde. Vi har fått en skreddersydd løsning etter våre behov. Da vi sammenlignet leverandører, var Telavox en mye mindre investering – ikke bare i kroner og øre, men også i tid og krefter. Innovasjonskraften er imponerende, og det er et åpent grensesnitt med stort potensial. Dessuten er Telavox engasjerte i vår virksomhet og ønsker at vi skal spare så mye penger som mulig gjennom fleksible avtaler med mer.»
Morgan Arnhed, prosjektleder hos Telavox
«Hele AniCura-prosjektet har vært veldig spennende og fremfor alt utfordrende fra dag én. Etter en relativt lang prosess med mange klinikker og start-ups, er det utrolig tilfredsstillende å se at hele AniCura er samlet under én og samme løsning. Alle sykehusene, klinikkene og kontaktpersonene jeg har vært i kontakt med, har vært svært engasjerte og begeistret over endelig å få en enhetlig skysentral. Og nå er det endelig en realitet, og det gjør meg ekstremt glad fordi jeg vet at dette vil gjøre livet mye enklere for AniCuras ansatte.»