Har en ansatt sagt opp, gått ut i foreldrepermisjon eller blitt langtidssykmeldt? I så fall er det ofte en svært komplisert prosess å få sagt opp bedriftens mobilabonnement. I dette innlegget går vi gjennom noen vanlige scenarier og gir deg tips til hvordan du kan håndtere utfordringene.
Prosedyrer for offboarding
Når en medarbeider slutter, er det viktig at bedriften har etablert rutiner som sikrer at alt går riktig for seg. Men ofte blir offboarding forsømt – og den ansatte forlater selskapet raskere enn planlagt, og etterlater seg mange løse tråder. Ikke minst når det gjelder kontrakter og abonnementer.
Den ansatte kan til og med ta med seg firmamobilen hjem, noe som gjør det vanskelig å holde oversikt over hva slags abonnement vedkommende hadde. Det er derfor avgjørende at bedrifter har en tydelig prosess for offboarding, og prosedyrer som er enkle å følge, både for lederen, den ansatte og IT-sjefen.
Tips: Når noen slutter, er det en god anledning til å gå gjennom bedriftens IT-sikkerhet. Slik kan du oppdatere bedriftens sikkerhet på 10 minutter.
Dyre sluttfakturaer for lange bindingsperioder
Det er ikke uvanlig å måtte fortsette å betale en måned eller et kvartal ekstra på et bedriftsabonnement for noens mobil – bare fordi du ikke har klart å si opp avtalen i tide. I verste fall har abonnementet nettopp blitt fornyet eller byttet ut, og du sitter fast i opptil et år eller to til! Sluttregningen for den gjenværende avtaleperioden er da sjelden et hyggelig syn.
Lange, tidsbegrensede kontrakter er sjelden en fordel for noen virksomhet – men kanskje spesielt risikabelt for dem som har høy turnover eller som har behov for å skalere opp og ned virksomheten med korte intervaller.
Hva med selve mobiltelefonen? Den havner som regel i en skuff et eller annet sted, og det ligger som regel altfor mange ubrukte mobiltelefoner i skuffene i bedriftene. Dette er ikke bærekraftig, verken fra et økonomisk eller miljømessig synspunkt.
Mobilabonnementer under permisjon eller sykefravær
Hvis en ansatt for eksempel går ut i foreldrepermisjon eller blir langtidssykemeldt, byr dette også på utfordringer for bedriften. Da risikerer man å måtte betale for et abonnement i et år, eller mer, som rett og slett ikke blir brukt av noen. Noen operatører tillater at kontrakten settes på pause mens den ansatte er fraværende, noe som er en fordel for å spare på selve kostnaden.
Utfordringen er imidlertid at samtalene som normalt kommer inn via den aktuelle medarbeideren, bare stopper opp. Siden mange også bruker firmamobilen privat, kan den av åpenbare grunner ikke uten videre overleveres til en vikar under permisjon.
Løsningen er lisenser!
Det er aldri ønskelig å måtte betale høye kostnader fordi du blir sittende med lange abonnementer etter at en ansatt slutter. Men det finnes flere måter å unngå dette på – spesielt hvis du velger å investere i en moderne telefoni- og PBX-løsning.
Telavox har utviklet en løsning der vi tilbyr bedriftslisenser i stedet for å knytte bedriftens mobilabonnementer direkte til en bestemt person. Du kan flytte lisensene fritt mellom alle ansatte, og hver enkelt ansatt kan administrere sin egen mobiltelefon ut fra forutsetninger og behov. Hvis du for eksempel er i foreldrepermisjon, kan du enkelt viderekoble innkommende anrop direkte til sentralbordet. Den som er i permisjon, kan deretter spille inn en personlig talemelding på mobilnummeret sitt for å gi beskjed om at vedkommende er ledig. Les mer om fordelene med IVR (Interactive Voice Response).
Du kan selv administrere telefonlisensene dine og starte og avslutte lisenser som du ønsker. Lisensene har ingen bindingstid, og du betaler bare for det du faktisk bruker hver måned. Hvis du har høysesong i mars og april og trenger å ansette ekstra medarbeidere i kundeservice, kan du enkelt skalere opp til 50 brukere bare i denne perioden, selv om du normalt bare har 45. Med et tastetrykk kan du slette en lisens så snart en kollega slutter eller forsvinner – og like enkelt starte den opp på vedkommendes erstatter eller etterfølger to uker senere.