De fleste virksomheter kan ha stor nytte av samtaleopptak, og i noen bransjer er det til og med et lovkrav. Med samtaleopptak slipper du å ta notater og kan fokusere på personen du snakker med. Men hvordan fungerer det? Og hva med GDPR?
Hvem har nytte av å ta opp samtaler?
Opptak av samtaler kan være til hjelp for mange på jobben – i kontakt med kunder, i interne møter eller intervjuer. Muligheten til å gå tilbake til en konferansesamtale eller gjenta et kundemøte, for eksempel, gjør at alle drar nytte av tjenesten. Det er et pålitelig og sporbart verktøy der du raskt kan forsikre deg om nøyaktig hva personen du snakket med, ba om. For mange er det også en praktisk funksjon for å holde oversikt over kommunikasjonen.
I noen bransjer er det til og med lovpålagt å ta opp samtaler for å beskytte alle parter. Finansbransjen er en av de bransjene der det er lovpålagt å ta opp og lagre enkelte samtaler. Andre yrkesgrupper, som journalister, selvstendig næringsdrivende og kursholdere, bruker også tjenesten i utstrakt grad – som en praktisk måte å huske hva som ble sagt i intervjuer, forretningsavtaler og forhandlinger. Og spesielt kundeservice- og supportmedarbeidere drar nytte av samtaleopptak for å måle kundetilfredsheten.

Hvordan fungerer samtaleopptak?
For å ta opp samtaler trenger du først en softphone eller annen programvare som støtter funksjonen for samtaleopptak. I dag tilbyr mange leverandører opptak av samtaler som en tilleggstjeneste eller en inkludert funksjon i IP-telefonien – noe som gjør det enkelt å ta opp både innkommende og utgående samtaler til fast- eller mobilnumre.
Hva loven sier om opptak av samtaler
For noen bransjer og virksomheter er opptak av samtaler en nødvendighet – og for andre er det mest en bekvemmelighet. Men retten til å ta opp samtaler er ingen selvfølge, selv ikke for bedrifter, ettersom det i flere land er ulovlig å ta opp samtaler uten samtykke fra alle parter.
I henhold til kapittel 4. 9a i straffeloven [BrB] det er ulovlig å gjøre opptak av private samtaler med mindre alle involverte er klar over at samtalen blir tatt opp, og du ikke er involvert i samtalen. Du kan med andre ord gjøre opptak av samtaler du selv deltar i – og dette gjelder alle typer samtaler. Husk imidlertid at den eller de du snakker med, skal vite at du gjør opptak av samtalen. Personopplysninger som lagres, må også håndteres og behandles korrekt i henhold til personvernforordningen.

Telavox’ prosedyrer for GDPR og sikkert opptak av samtaler
Ifølge det svenske Datainspektionen (IMY), tidligere Datainspektionen, regnes digitalt lagrede lydopptak som personopplysninger som navn, adresse og telefonnummer. Dette gjelder selv om ingen navn er nevnt i opptaket, og betyr at de skal håndteres i henhold til sikkerhetskravene i GDPR. Hvis opptaket kan knyttes til en bestemt person, er det imidlertid enda viktigere at sikkerheten er på topp.
Din sikkerhet er viktig for oss, og ingen uvedkommende skal kunne få tilgang til informasjonen som er lagret. Etter innføringen av GDPR har kravene til håndtering av personopplysninger blitt skjerpet, og Telavox har rutiner på plass for å sikre personvernet til våre brukere og kunder.
Sikker lagring av innspilte samtaler
For å kunne lytte til en innspilt samtale i Telavox kreves det at du har riktig autorisasjon, som administratoren kan gi til de ansatte. Som bruker kan du bare lytte til dine egne samtaler. Du kan også konfigurere tjenesten slik at bare de ønskede samtalene blir tatt opp
Retten til å bli glemt
Når du tar opp samtaler, lagres de automatisk i to år, og det er enkelt å søke i opptakene etter den spesifikke samtalen du leter etter. Skulle en bruker be om å bli glemt, kan vi fikse det. Det er en del av GDPR-arbeidet vårt, og vi hjelper deg med å slette denne typen data hvis det er nødvendig.
Slik tar du opp telefonsamtaler i Telavox
I Telavox er det superenkelt å ta opp samtaler med tilleggstjenesten «Opptak av samtaler». Du kan ta opp alle eller noen av samtalene dine via både mobil og fasttelefon. Samtalene lagres i Telavox, og du kan få tilgang til lydfilene direkte.
Hvis du er eksisterende kunde, kan du, som med alle Telavox-tjenester, enkelt slå funksjonen av og på direkte i Telavox Admin. Akkurat som andre tilleggstjenester er den selvfølgelig alltid helt ubundet. Ta kontakt med din Customer Success Manager hvis du har spørsmål.